Handelsregister - Insiderinformationen

Registrierung der ONRC-Sitzung

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Die Informationsquelle ist eine Sitzung zur Verwaltung kritischer Situationen, die die Funktionsfähigkeit des ONRC beeinträchtigt haben, und die von Whistleblowern offengelegt wurden, um mögliche Verstöße gegen Gesetze aufzudecken, entweder indirekt durch die Unmöglichkeit der Lösung von Registrierungsanfragen oder direkt durch fehlerhafte Zuweisung von EU-Mitteln.

Die Sitzung dauerte etwa 3 Stunden und 45 Minuten und wurde automatisch mit KI verarbeitet. Sie fand über Microsoft Teams statt, und alle Regionaldirektoren oder deren Stellvertreter sowie Mitglieder von TotalSoft, MJ (Frau Momeu Roxana-Simona) und Frau Valentina Burdescu nahmen daran teil.

Präsentation des neuen Informationssystems

Das neue IT-System, das auf Ebene der ORCT implementiert wurde, wurde entwickelt, um alle notwendigen Funktionen und Dienstleistungen für die Registrierung, Änderung und Löschung von juristischen Personen in einer einzigen Plattform zu integrieren. Seine Architektur wurde so konzipiert, dass sie eine bessere Datenverwaltung, eine einfache Interkonnektivität mit anderen Datenbanken staatlicher Institutionen und eine benutzerfreundliche Schnittstelle für Antragsteller ermöglicht.

Zu den Hauptfunktionen des Systems gehören:

• Die Online-Registrierung von Anträgen durch Antragsteller, mit der Möglichkeit, Dokumente im elektronischen Format anzuhängen.
• Automatische Zuweisung von Anträgen an die verfügbaren Betreiber und Registrare auf nationaler Ebene
• Automatische Überprüfung der Kompetenzen und der formalen oder materiellen Voraussetzungen für jede Art von Antrag
• Automatische Erstellung von Dokumenten und Zertifikaten im elektronischen Format
• Die Möglichkeit, Online-Zahlungen für die Gebühren der Dienstleistungen vorzunehmen
• Die Anbindung an die Datenbanken der Partnerinstitutionen (z.B. ANAF, Amtsblatt usw.)
• Echtzeitberichte und Analysen zur Aktivität und zu den Leistungskennzahlen

Im Vergleich zum alten System versprach die neue Plattform eine Reihe von Vorteilen, sowohl für die Mitarbeiter der ORCT als auch für die Antragsteller: Verkürzung der Bearbeitungszeiten von Anträgen, Beseitigung menschlicher Fehler, Erhöhung der Transparenz, Senkung der Kosten und der Bürokratie. Zudem sollte eine Standardisierung der Arbeitsabläufe auf nationaler Ebene und eine Optimierung der Zuweisung von Personalressourcen entsprechend dem Arbeitsvolumen angestrebt werden.

Die Implementierung des Systems wurde in mehreren Phasen geplant, beginnend mit der Entwicklung und dem Testen der grundlegenden Funktionen, der Migration der Daten aus dem alten System, der Schulung des Personals und endend mit dem Produktionsstart sowie der schrittweisen Erweiterung der Online-Dienste für Antragsteller. Die festgelegten Fristen waren ehrgeizig, aber durch die Notwendigkeit einer schnellen Modernisierung der ORCT-Dienste gerechtfertigt.

Dennoch hat die Realität gezeigt, dass die Dinge nicht so einfach sind, wie sie auf dem Papier schienen. Technische Probleme traten bereits in den ersten Tagen nach der Einführung auf, was zu Frustrationen und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern und Antragstellern führte. Über diese Probleme werden wir im nächsten Kapitel ausführlich sprechen.

Allgemeine technische Probleme

Obwohl Testat Im Vorfeld hatte das neue Informationssystem bereits in den ersten Betriebstagen mit zahlreichen Fehlern und Blockaden zu kämpfen. Die Mitarbeiter des ORCT berichteten von Schwierigkeiten beim Zugriff auf das System, Verlust von eingegebenen Daten, plötzlichen Schließungen der Anwendung und sehr langen Reaktionszeiten bei einfachen Anfragen.

All dies hat neben Ineffizienz und Zeitverlust auch eine tiefe Frustration und Demotivation unter den Betreibern und Registratoren erzeugt.

Eine der häufigsten Beschwerden betraf fehlende oder nicht funktionierende Funktionen des Systems. Zum Beispiel konnten in den ersten Monaten nach der Einführung eine Reihe von wichtigen Dokumenten für die Tätigkeit des ORCT, wie die Feststellungsbescheinigungen oder die Beschlüsse des Direktors, nicht erstellt werden.

Das System erlaubte außerdem nicht die Registrierung bestimmter Änderungen im Status von Unternehmen, wie z.B. Auflösungen oder Löschungen, was zu Fehlern und Blockaden führte. Diese Mängel zwangen die Mitarbeiter, auf Notlösungen zurückzugreifen, wie z.B. die manuelle Ausstellung von Dokumenten oder die gleichzeitige Nutzung des alten Systems, was die Arbeit weiter verlangsamte.

Ein weiteres großes Problem ist bei der Bearbeitung der online eingereichten Anträge durch die Antragsteller aufgetreten. Obwohl die Idee, die Anträge und die Anhänge über das Portal einzureichen, großzügig ist, lässt die Umsetzung zu wünschen übrig.

Das System hatte nicht genügend Validierungsfilter für die eingegebenen Informationen und die angehängten Dokumente, und im Falle eines Fehlers wurden keine klaren Benachrichtigungen für den Antragsteller generiert.

Das Ergebnis war eine große Anzahl unvollständiger oder fehlerhafter Anträge, die von den Bearbeitern bearbeitet wurden und zahlreiche Klarstellungen und Ergänzungen erforderten. Praktisch haben die Online-Anträge die Arbeit anstatt sie zu optimieren noch weiter erschwert.

Nicht zuletzt wurden zahlreiche Fälle gemeldet, in denen die im System vorgenommenen Änderungen (zum Beispiel die Änderung des Firmensitzes oder der Gesellschafter) nicht in den später generierten Dokumenten oder in den vernetzten Datenbanken zu finden waren. Diese Lücken haben Verwirrung gestiftet und die Richtigkeit sowie Integrität der von ORCT verwalteten Daten in Frage gestellt.

All diese technischen Probleme haben zu einem stressigen und ineffizienten Arbeitsumfeld für die Mitarbeiter der ORCT beigetragen, die gezwungen waren, sich mit viel komplizierteren und zeitaufwändigeren Aufgaben als zuvor auseinanderzusetzen.

Angesichts des bereits bestehenden Personalmangels in vielen Büros haben diese Schwierigkeiten schnell zu erheblichen Rückständen bei der Bearbeitung von Anträgen geführt. Auf diese Aspekte werden wir in den folgenden Kapiteln zurückkommen.

Leider hat sich die Behebung der technischen Probleme als langwieriger Prozess erwiesen, trotz der Bemühungen der Entwicklungsteams und der zahlreichen Systemaktualisierungen. Selbst Monate nach der Einführung berichteten die Mitarbeiter weiterhin von Fehlern und Funktionsstörungen, was darauf hindeutet, dass das ursprüngliche Design und die Tests der Plattform nicht ausreichend rigoros waren.

Es ist wahr, dass jedes neue Informationssystem mit "Kinderkrankheiten" konfrontiert ist und eine Phase der Einarbeitung und Anpassung benötigt. Im Fall von ORCT jedoch haben das Ausmaß und die Persistenz der Probleme die Erwartungen bei weitem übertroffen und ein hohes Maß an Unzufriedenheit bei allen Beteiligten erzeugt.

Die Schlussfolgerung ist, dass trotz guter Absichten die Design- und Implementierungsfehler des neuen Informationssystems erhebliche negative Auswirkungen auf die Tätigkeit des ORCT hatten, zumindest in den ersten Monaten nach der Einführung.

Es bleibt abzuwarten, ob die technischen Probleme vollständig behoben werden und ob die Plattform schließlich ihre gesetzten Ziele erreichen wird. Bis dahin sind die Mitarbeiter der ORCT jedoch gezwungen, sich anzupassen und ad-hoc-Lösungen zu finden, um die Kontinuität der Dienstleistungen zu gewährleisten.

Auswirkungen auf die Personalressourcen

Die technischen Probleme und Funktionsstörungen des neuen Informationssystems hatten erhebliche Auswirkungen auf die Personalressourcen der ORCT. Die Mitarbeiter sahen sich gezwungen, komplexere und zeitaufwändigere Aufgaben zu bewältigen, während viele Büros bereits mit einem erheblichen Personalmangel konfrontiert waren.

Eine der größten Herausforderungen war der Rückgang der Produktivität der Operatoren und Registratoren nach der Umstellung auf das neue System. Während ein Operator zuvor im Durchschnitt 50-60 Anträge pro Tag bearbeitete, schafft er jetzt kaum noch 20-30.

Die Ursachen sind vielfältig: von der Notwendigkeit, zahlreiche zusätzliche Daten manuell einzugeben, über lange Antwortzeiten des Systems bis hin zu häufigen Fehlern, die eine Wiederholung der Vorgänge erfordern. All dies hat Frustration und Demotivation unter den Mitarbeitern erzeugt, die das Gefühl haben, dass ihre Arbeit viel schwieriger und weniger effizient geworden ist.

Auf der anderen Seite klagen die Registratoren, dass sie nicht mehr die Zeit haben, jede Akte im Detail zu prüfen, da sie unter Druck stehen, mit dem schnellen Tempo des Systems Schritt zu halten. Sie müssen jetzt viel mehr Aspekte überprüfen und neue Funktionen nutzen, was einen zusätzlichen Aufwand an Konzentration und Anpassung erfordert.

Darüber hinaus führt die zufällige Zuteilung von Akten auf nationaler Ebene dazu, dass die Registratoren Anträge aus anderen Bundesländern mit unterschiedlichen Besonderheiten und Komplexitäten zur Bearbeitung erhalten, was ihre Arbeit zusätzlich erschwert.

Diese Schwierigkeiten wurden durch die unzureichende Schulung des Personals für die Nutzung des neuen Systems verstärkt. Obwohl Schulungssitzungen organisiert wurden, erwiesen sie sich als zu theoretisch und zu wenig auf die praktischen Probleme ausgerichtet, die im laufenden Betrieb auftraten. Viele Mitarbeiter klagten darüber, dass sie "im Vorbeigehen" lernen mussten, durch Versuch und Irrtum, wie sie die neuen Funktionen nutzen und die aufgetretenen Fehler beheben können. Das Fehlen klarer Arbeitsanleitungen und Verfahren führte dazu, dass jeder improvisieren und seine eigenen "Abkürzungen" entwickeln musste, was zu einem Mangel an Einheitlichkeit und Kohärenz bei der Bearbeitung von Anträgen führte.

Unter diesen Umständen ist es nicht verwunderlich, dass viele Mitarbeiter gegenüber dem neuen System zögerlich oder sogar feindlich eingestellt sind. Einige haben zu Tricks gegriffen, um die Nutzung bestimmter Module zu vermeiden oder Aufgaben an Kollegen zu übertragen, während andere offen ihren Unmut geäußert und die Rückkehr zu den alten Verfahren gefordert haben. Diese Einstellungen haben nur das Chaos verstärkt und die Produktivität weiter gesenkt.

Um diesen negativen Effekten entgegenzuwirken, hat die Leitung der ORCT eine Reihe von Maßnahmen ergriffen, wie die Aufstockung des Personals durch Einstellungen und Versetzungen, die Organisation zusätzlicher Schulungssitzungen und direkte Unterstützung durch die Entwickler des Systems. Außerdem wurde versucht, eine bessere Kommunikation mit den Mitarbeitern zu fördern, um ihnen die langfristigen Vorteile der Digitalisierung zu erklären und sie von der Unterstützung der Leitung bei der Überwindung vorübergehender Schwierigkeiten zu überzeugen.

Dennoch bleibt der Einfluss der Probleme auf die Moral und Motivation der Mitarbeiter erheblich. Viele von ihnen leisten Überstunden, um die angesammelten Rückstände zu bewältigen, während andere aufgrund von Stress und Erschöpfung in den Krankenstand gegangen sind. Einige haben sogar gekündigt, da der Druck und das Arbeitsvolumen unerträglich geworden sind.

Es ist klar, dass die Lösung der technischen Probleme des Systems nur der erste Schritt zur Normalisierung der ORCT-Aktivitäten ist. Ebenso wichtig werden die Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen, zur Motivation und zur beruflichen Entwicklung der Mitarbeiter sein. Ohne gut ausgebildetes, stabiles und engagiertes Personal wird selbst das leistungsfähigste Informationssystem versagen und Unzufriedenheit hervorrufen.

Problem der aufgelaufenen Rückstände

Eine der sichtbarsten und besorgniserregendsten Folgen der Fehlfunktionen des neuen Informationssystems war die Ansammlung erheblicher Rückstände bei der Bearbeitung der von den Antragstellern eingereichten Anträge. Praktisch in allen Handelsregisterämtern des Landes haben sich Warteschlangen von ungelösten Akten gebildet, von denen einige die gesetzlichen Bearbeitungsfristen bei weitem überschreiten.

Die Ursachen dieses Phänomens sind vielfältig und voneinander abhängig. Erstens, wie in den vorherigen Kapiteln dargelegt, hat der Rückgang der Produktivität der Mitarbeiter aufgrund technischer Probleme und der Komplexität neuer Verfahren es unmöglich gemacht, die Anträge in dem Tempo zu bearbeiten, in dem sie eingereicht wurden.

In der Praxis werden täglich mehr Akten zur Warteschlange hinzugefügt, als gelöst werden, was zu einem ständigen Anstieg der Rückstände führt.

Zweitens führt der Personalmangel in vielen Büros dazu, dass die Anzahl der verfügbaren Mitarbeiter nicht ausreicht, um das Arbeitsvolumen zu bewältigen.

Selbst mit intensiven Anstrengungen und Überstunden gibt es einfach nicht genügend Menschen, um alle Anträge rechtzeitig zu bearbeiten. Diese Situation wurde durch die Welle von Krankmeldungen und Kündigungen, die nach der Implementierung des neuen Systems auftraten, verschärft, was die Verarbeitungskapazität weiter reduzierte.

Nicht zuletzt trägt auch die ineffiziente Zuteilung von Humanressourcen auf nationaler Ebene einen Teil der Schuld. Aufgrund der willkürlichen Verteilung der Akten sahen sich einige Büros plötzlich mit einem viel höheren Arbeitsvolumen konfrontiert, als sie bewältigen konnten, während andere mit ungenügend genutzten Mitarbeitern zurückblieben.

Dieses Ungleichgewicht hat die Vereinheitlichung der Bearbeitungszeiten unmöglich gemacht und zur Vertiefung der Diskrepanzen zwischen den Landkreisen beigetragen.

Die Auswirkungen der Ansammlung von Rückständen sind vielfältig und grav. Für Antragsteller bedeuten Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen zusätzliche Kosten, den Verlust von Geschäftsmöglichkeiten und sogar Blockaden in der Geschäftstätigkeit.

Stellen Sie sich vor, was es für einen Unternehmer bedeutet, wochen- oder monatelang auf ein Handelsregisterauszug oder einen Nachweis der Registrierung zu warten, ohne den er keine Finanzierung erhalten oder an einer Ausschreibung teilnehmen kann.

All diese Verzögerungen führen letztendlich zu wirtschaftlichen Verlusten und einem Rückgang der Wettbewerbsfähigkeit des rumänischen Geschäftsumfelds.

Auf der anderen Seite stellen die Rückstände für die Mitarbeiter der ORCT zusätzlichen Stress und eine ständige Quelle von Druck und Unzufriedenheit dar. Viele von ihnen arbeiten Überstunden und am Wochenende, um die Anzahl der ungelösten Fälle zu reduzieren, und opfern dabei ihre Freizeit und ihr Familienleben.

Dennoch scheinen ihre Bemühungen vergeblich zu sein, da das Tempo der Ansammlung von Rückständen ihre Verarbeitungsfähigkeit bei weitem übersteigt.

Unter diesen Umständen sah sich die Leitung des ORCT gezwungen, eine Reihe von Notmaßnahmen zu ergreifen, um die Anzahl der Rückstände zu reduzieren. Eine dieser Maßnahmen war die Verlängerung der Öffnungszeiten für die Öffentlichkeit und die Erhöhung der Mitarbeiterzahl an den Schaltern, um ein größeres Volumen an Anträgen zu bearbeiten und somit mehr Zeit für die Bearbeitung bereits eingereichter Akten zu schaffen.

Eine weitere Maßnahme bestand darin, bestimmte Arten von Anträgen, die als dringend oder von großer Bedeutung für die Antragsteller angesehen werden, wie z.B. solche, die mit Auflösungen, Löschungen, Fusionen oder Projekten mit EU-Finanzierung zu tun haben, zu priorisieren.

Es wurde versucht, die Warteschlangen zu entlasten und eine bevorzugte Behandlung für Anträge mit hohem Einsatz zu gewährleisten.

Nicht zuletzt wurde versucht, die Aufgaben zwischen den territorialen Büros neu zu verteilen, indem Akten von den am stärksten belasteten zu den am wenigsten geforderten übertragen wurden.

Diese Maßnahme hat jedoch neue Unzufriedenheit ausgelöst, sowohl seitens der Mitarbeiter, die plötzlich mit einem noch höheren Arbeitsvolumen konfrontiert sind, als auch seitens der Antragsteller, die unzufrieden sind, dass ihre Akten ohne Lösung durch das Land geschoben werden.

Trotz all dieser Bemühungen ist das Problem der Rückstände weit davon entfernt, gelöst zu werden. Im August überschritt die Anzahl der ungelösten Fälle in einigen Büros 1000, und die durchschnittliche Wartezeit betrug 2-3 Monate.

Es ist klar, dass die Lösung dieses Problems nicht nur punktuell und auf Notmaßnahmen beschränkt sein kann. Es erfordert ein Umdenken des gesamten Arbeitsystems und eine Anpassung der Verarbeitungskapazität an die tatsächlichen Bedürfnisse der Wirtschaft.

Bis dahin bleiben die Rückstände jedoch ein heikles Problem und eine ständige Quelle der Unzufriedenheit für alle beteiligten Akteure.

Die Überwindung dieser Herausforderungen wird eine große Prüfung für das Management des ORCT und für die Fähigkeit des Systems sein, sich zu optimieren und schnell auf die Anforderungen der Geschäftswelt zu reagieren.

Kontroversen über die Verteilung von Akten

Eine der umstrittensten Entscheidungen, die mit der Implementierung des neuen Informationssystems getroffen wurden, war die zufällige Verteilung der Akten auf nationaler Ebene. Praktisch werden die von den Antragstellern eingereichten Anträge nicht mehr unbedingt von den Mitarbeitern des zuständigen Amts bearbeitet, sondern automatisch an jeden verfügbaren Operator und Registrator im Land verteilt.

Die Argumente für diesen Ansatz bezogen sich in erster Linie auf die Notwendigkeit der Vereinheitlichung der Arbeitsverfahren und der Auslegung der Gesetzgebung auf nationaler Ebene.

Es wurde angestrebt, die Diskrepanzen und uneinheitlichen Praktiken zwischen den territorialen Ämtern zu beseitigen, die manchmal zu diskriminierenden Behandlungen für Antragsteller führten.

Es wurde auch festgestellt, dass die nationale Zuteilung von Akten eine effizientere Nutzung der verfügbaren personellen Ressourcen ermöglichen wird, da einige Büros mit einem akuten Personalmangel konfrontiert sind, während andere ungenutzte Verarbeitungskapazitäten haben.

Nicht zuletzt wurde argumentiert, dass die zufällige Zuteilung das Risiko von Korruption und bevorzugter Behandlung verringern wird, da der Antragsteller nicht mehr den Beamten auswählen kann, der seinen Antrag bearbeitet, und auch keinen Einfluss auf die getroffene Entscheidung nehmen kann.

In der Praxis wird seine Akte einem zufällig ausgewählten Bearbeiter und einem Registrator zugewiesen, ohne Bezug zum Herkunftsland.

Trotz dieser Argumente hat die Entscheidung zahlreiche Kontroversen und Unzufriedenheit sowohl unter den Mitarbeitern des ORCT als auch unter den Antragstellern ausgelöst. Das Hauptgegenargument bezog sich auf die Missachtung der lokalen Gegebenheiten und der konkreten Bedürfnisse der Geschäftswelt in jedem Landkreis. Es wurde angenommen, dass die Registratoren und Betreiber eines bestimmten territorialen Amts viel besser in der Lage sind, die spezifischen Bedürfnisse der Antragsteller aus der jeweiligen Region zu verstehen und darauf zu reagieren, da sie über die entsprechende Erfahrung und tiefgehende Kenntnisse verfügen.

In der Praxis können sie einen viel besser angepassten und effizienteren Service bieten als "zugewiesene" Beamte aus anderen Teilen des Landes, die keinerlei Bezug zu den lokalen Gegebenheiten haben.

Außerdem haben die Mitarbeiter des ORCT sich darüber beschwert, dass die neue Verteilungsmethode ihre Arbeit erheblich erschwert und ihre Produktivität verringert. Die Zuweisung einer Akte aus einem anderen Landkreis erfordert von ihnen einen zusätzlichen Aufwand, um die lokalen Gegebenheiten zu verstehen, mit dem Antragsteller zu kommunizieren und die notwendigen Informationen oder Dokumente für die Lösung zu beschaffen. All dies kostet Zeit und Energie, während sie bereits mit einem hohen Arbeitsaufkommen und dem Druck von Rückständen konfrontiert sind.

Für Antragsteller war der Hauptgrund für Unzufriedenheit die Verwässerung der Verantwortung und der Haftung für die Bearbeitung ihrer Anträge. Praktisch haben sie keinen klaren und stabilen Ansprechpartner mehr in der Person des lokalen Registrators, sondern werden von einem Beamten zum anderen weitergereicht, ohne die Gewissheit zu haben, dass ihre Akte in den Händen von jemandem ist, der die Situation und ihre konkreten Bedürfnisse wirklich versteht.

Es sind auch zahlreiche Situationen aufgetreten, in denen die Kommunikation zwischen den Antragstellern und den zugewiesenen Beamten mangelhaft war, was zu Verzögerungen und der Notwendigkeit führte, Ergänzungs- oder Klarstellungsanträge einzureichen.

Trotz dieser Argumente blieb die Leitung der ORCT standhaft und war der Ansicht, dass die Vorteile einer nationalen Zufallsverteilung die Unannehmlichkeiten überwiegen und dass dieses Modell der einzige Weg ist, um die Integrität und Einheitlichkeit der Verfahren zu gewährleisten. Es wurde jedoch versucht, Kompromisslösungen zu finden, die auch in gewissem Maße die Wünsche der Mitarbeiter und Antragsteller berücksichtigen.

Una dintre aceste soluții a fost păstrarea unei "cote" de repartizare locală a dosarelor, în sensul că un procent de 30-40% din cererile depuse într-un județ să fie în continuare procesate de către angajații oficiului teritorial respectiv. S-a dorit astfel menținerea unei legături minime între solicitanți și registratorii locali, care să poată oferi un minim de asistență și îndrumare specifică. Restul dosarelor urmează a fi distribuite aleatoriu la nivel național, conform algoritmului inițial.

O altă propunere a vizat posibilitatea solicitanților de a "opta" pentru procesarea locală a dosarului, în anumite condiții și cu asumarea unor costuri suplimentare. Practic, cei care doresc în mod expres ca cererea lor să fie soluționată de oficiul teritorial de proveniență vor putea solicita acest lucru, plătind însă o taxă mai mare decât în cazul repartizării aleatorii.

S-a considerat că această opțiune ar fi benefică în special pentru firmele mari sau pentru investitorii străini, care au nevoie de asistență specializată și de o comunicare mai strânsă cu autoritățile locale.

Über diese punktuellen Lösungen hinaus bleibt jedoch die Frage, ob das nationale Zufallsverteilungsmodell tatsächlich optimal und an die realen Bedürfnisse der Geschäftswelt in Rumänien angepasst ist.

Es gibt weiterhin Stimmen, die behaupten, dass die Dienstleistungen des Handelsregisters in den lokalen wirtschaftlichen Realitäten verankert bleiben sollten und dass eine übermäßige Zentralisierung das Risiko birgt, eine Kluft zwischen den Behörden und den Antragstellern zu schaffen. Andererseits ist der allgemeine Trend auf europäischer Ebene der der Vereinheitlichung und sogar der Vernetzung von Verfahren und Datenbanken, um die freie Bewegung von Dienstleistungen und Kapital zu erleichtern.

Wahrscheinlich liegt die Wahrheit irgendwo in der Mitte, und die optimale Lösung würde ein Gleichgewicht zwischen den Bedürfnissen der Standardisierung und den Anforderungen der lokalen Anpassung erfordern. Es bleibt abzuwarten, ob das aktuelle Modell der zufälligen Verteilung im Laufe der Zeit angepasst wird, um besser auf diese Anforderungen zu reagieren, oder ob es in seiner jetzigen Form als Ausdruck einer zentralisierenden Vision für öffentliche Dienstleistungen beibehalten wird.

Unabhängig vom Ausgang sind die Kontroversen zu diesem Thema weit davon entfernt, abgeschlossen zu sein, und werden wahrscheinlich weiterhin Debatten und Unzufriedenheit unter allen Beteiligten hervorrufen. Wichtig ist, dass diese Kontroversen konstruktiv und transparent behandelt werden und die getroffenen Lösungen die tatsächlichen Interessen und Bedürfnisse der Geschäftswelt berücksichtigen.

Die Beziehung zu Antragstellern und Fachleuten

Die Implementierung des neuen Informationssystems hatte auch einen erheblichen Einfluss auf die Beziehung zwischen dem ORCT und seinen Antragstellern, sei es Unternehmer, Vertreter von Unternehmen oder Fachleute wie Anwälte, Notare oder juristische Berater. Praktisch wurde das gesamte Modell der Interaktion und der Dienstleistungserbringung neu definiert, mit den entsprechenden Vor- und Nachteilen.

Theoretisch sollte der Hauptvorteil für die Antragsteller die Vereinfachung und Effizienzsteigerung der Registrierungsverfahren sowie der Beschaffung der erforderlichen Informationen und Dokumente sein.

Die Möglichkeit, Anträge online einzureichen, Dokumente im elektronischen Format hochzuladen und Zahlungen über Fernzugang zu tätigen, hätte die Wartezeiten und die Wege zu den Schaltern erheblich reduzieren sollen. Darüber hinaus hätte die Standardisierung der Formulare und Verfahren auf nationaler Ebene Verwirrungen und unterschiedliche Auslegungen von einem Amt zum anderen beseitigen sollen.

In der Praxis verliefen die Dinge jedoch nicht ganz so, wie erwartet. Die technischen Probleme des Systems, die in den vorherigen Kapiteln erwähnt wurden, haben sich direkt auf die Beziehung zu den Antragstellern ausgewirkt.

Sie stießen häufig auf die Unmöglichkeit, Online-Anträge aufgrund von Blockaden oder Fehlern der Plattform einzureichen, auf Schwierigkeiten beim Hochladen von Dokumenten oder auf die fehlende Antwort der Institution auf Unterstützungsanfragen. Praktisch gesagt hat das neue System anstatt die Interaktion zu vereinfachen, sie kompliziert und Frustrationen sowie Unzufriedenheit bei den Nutzern erzeugt.

Ein weiteres von den Antragstellern angesprochenes Problem war der Mangel an Transparenz und Vorhersehbarkeit im Verfahren zur Bearbeitung der Anträge. Die zufällige Zuteilung der Akten auf nationaler Ebene hat dazu geführt, dass sie nicht mehr genau wissen, wer ihre Anträge bearbeitet und in welchem Stadium sich diese befinden.

In der Praxis haben sie den "Faden" ihrer eigenen Akten verloren und die Möglichkeit, direkt mit den Registratoren zu kommunizieren, um Informationen zu erhalten oder bestimmte Aspekte zu klären. Dieser Mangel an Transparenz hat die Wahrnehmung eines "Hindernislaufs" in der Beziehung zur ORCT erzeugt und das Vertrauen in die Fähigkeit der Institution, Anfragen schnell und effizient zu beantworten, verringert.

Nicht zuletzt haben die Fachleute, die Unternehmen in der Beziehung zum Handelsregister unterstützen (Rechtsanwälte, Notare, Berater), sich darüber beschwert, dass das neue System ihre Arbeit erheblich erschwert.

Sie waren es gewohnt, direkt mit den lokalen Registratoren zu kommunizieren, Dokumente physisch einzureichen und abzuholen sowie bestimmte Aspekte der Akten zu besprechen. All diese Praktiken sind unter den Bedingungen der zufälligen Zuteilung von Anträgen und der über die Plattform vermittelten Kommunikation viel schwieriger oder sogar unmöglich geworden.

Praktisch wurde die "persönliche Beziehung" zum Registrator durch eine unpersönliche und umständliche Interaktion mit dem Computersystem ersetzt, was Unzufriedenheit und Widerstand von einigen dieser Fachleute zur Folge hatte.

Um diesen Problemen zu begegnen, hat die Leitung der ORCT eine Reihe von Maßnahmen ergriffen, um die Kommunikation und die Beziehung zu den Antragstellern zu verbessern.

Eine davon war die Gründung eines spezialisierten Callcenters, das die Unterstützungsgesuche der Nutzer entgegennimmt und ihnen Anleitung und Unterstützung bei der Nutzung des neuen Systems bietet.

Außerdem wurden in jedem territorialen Büro Ansprechpartner benannt, die die Beziehung zu den Fachleuten verwalten und ihnen Informationen über den Stand der Akten bereitstellen.

Eine weitere Maßnahme zielte darauf ab, die Benutzeroberflächen und Arbeitsmittel, die den Antragstellern auf der Online-Plattform zur Verfügung stehen, zu verbessern. Es wurde versucht, die Formulare zu vereinfachen, klare und intuitive Anweisungen für jede Operation anzubieten und Mechanismen zur Validierung und Fehlervermeidung bei der Ausfüllung der Anträge einzuführen. Darüber hinaus wurde das Angebot an online verfügbaren Dienstleistungen erweitert, um die Notwendigkeit von Besuchen an den Schaltern zu reduzieren.

Nicht zuletzt wurden Schulungen und Präsentationen des neuen Systems für Fachleute organisiert, um sie mit den neuen Verfahren vertraut zu machen und ihre Interaktion mit dem ORCT zu erleichtern. Es wurde darauf gesetzt, dass ein besseres Verständnis der Funktionsweise der Plattform im Laufe der Zeit zu einer höheren Akzeptanz und Nutzung führen wird.

Trotz dieser Bemühungen bleibt die Beziehung zu den Antragstellern und Fachleuten eine der größten Herausforderungen bei der Implementierung des neuen Informationssystems. Die Veränderung von über Jahre fest etablierten Praktiken und Denkweisen kann nicht über Nacht geschehen und erfordert einen kontinuierlichen Kommunikations- und Anpassungsaufwand von allen Beteiligten.

Es ist wichtig, dass das ORCT offen für das Feedback und die Vorschläge seiner Nutzer bleibt und das System weiterhin verbessert, um den Bedürfnissen dieser bestmöglich gerecht zu werden.

Am Ende wird der Erfolg der neuen Plattform maßgeblich von ihrer Fähigkeit abhängen, qualitativ hochwertige, zeitnahe und transparente Dienstleistungen für die Geschäftswelt anzubieten. Und dies wird ohne eine enge und konstruktive Zusammenarbeit zwischen der Institution und ihren Nutznießern nicht möglich sein.

Gelerntes und nächste Schritte

Die Erfahrung mit der Implementierung des neuen Informationssystems bei ORCT bietet wertvolle Lektionen für alle, die an der Digitalisierung öffentlicher Dienstleistungen in Rumänien beteiligt sind.

Obwohl das Projekt mit guten Absichten und einer ehrgeizigen Vision der Modernisierung gestartet wurde, stieß es auf zahlreiche Schwierigkeiten und Hindernisse, die seine Funktionalität und Effizienz beeinträchtigten. Eine sorgfältige Analyse dieser Herausforderungen kann jedoch helfen, Lösungen zu identifizieren und zukünftige Vorhaben dieser Art zu verbessern.

Eine der Hauptschlussfolgerungen ist, dass der Erfolg eines solchen Projekts maßgeblich von der Qualität seiner Vorbereitung und Planung abhängt. Die Entwicklung eines komplexen Informationssystems erfordert nicht nur angemessene finanzielle und technische Ressourcen, sondern auch ein tiefes Verständnis der Prozesse und der tatsächlichen Bedürfnisse der Institution und ihrer Nutzer.

Im Fall des ORCT scheint es, dass bestimmte Schlüsselaspekte, wie die spezifische Tätigkeit der Registratoren oder die Interaktion mit den Antragstellern, nicht ausreichend analysiert und in das ursprüngliche Systemdesign integriert wurden, was später zu Funktionsstörungen und der Notwendigkeit wesentlicher Anpassungen führte.

Es hat sich auch gezeigt, dass eine gründliche Prüfung der Funktionen und Leistungen des Systems vor dessen Markteinführung entscheidend ist, um spätere Probleme zu vermeiden.

Obwohl immer Druck besteht, Fristen und Budgets einzuhalten, kann das Opfern der Testphase und der kontrollierten "Einlaufzeit" langfristig kontraproduktiv sein.

Im Falle des ORCT haben die unmittelbar nach der Einführung aufgetretenen Funktionsstörungen die Tätigkeit der Institution erheblich beeinträchtigt und eine Welle der Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern und Antragstellern ausgelöst, die das neue System als "unvollständig" und unvorbereitet für den Masseneinsatz wahrnahmen.

Eine weitere wichtige Lektion betrifft die Notwendigkeit eines flexibleren und iterativen Ansatzes bei der Umsetzung solcher Projekte. Anstatt auf eine "Big Bang"-Strategie zu setzen, bei der zu einem bestimmten Datum eine umfassende Einführung erfolgt, könnte es sinnvoller sein, die neuen Funktionen schrittweise einzuführen und gleichzeitig vorübergehend die alten Verfahren beizubehalten.

Dies würde eine genauere Überwachung der Auswirkungen von Veränderungen ermöglichen und eine kontinuierliche Anpassung des Systems basierend auf dem Feedback der Nutzer gewährleisten. Außerdem würde es das Risiko von großflächigen Ausfällen verringern und einen "Plan B" im Falle von größeren Problemen bieten.

Nicht zuletzt sind die aktive Einbindung und die umfassende Schulung des Personals der Institution entscheidende Faktoren für den Erfolg eines Digitalisierungsprojekts. Im Fall des ORCT wurde festgestellt, dass viele der aufgetretenen Probleme und Verzögerungen auf mangelnde Vorbereitung und Motivation der Mitarbeiter zur Nutzung des neuen Systems zurückzuführen sind.

Eine bessere Strategie für die interne Kommunikation, praktische Schulung und die Förderung der Anpassung an Veränderungen hätte einige dieser Schwierigkeiten verhindern und eine bessere Akzeptanz sowie Nutzung digitaler Werkzeuge sicherstellen können.

Aus diesen Schlussfolgerungen sollte der Aktionsplan für die nächste Periode auf einige Hauptrichtungen fokussiert werden:

1. Die Weiterentwicklung und Optimierung der Funktionen des Informationssystems basierend auf dem Feedback der Nutzer und den identifizierten Prioritäten. Es ist wichtig, dass gemeldete Fehler und Probleme so schnell wie möglich behoben werden und dass die Benutzeroberflächen sowie die Arbeitsabläufe kontinuierlich verbessert werden, um den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter und Antragsteller gerecht zu werden.
2. Die Erweiterung der online verfügbaren Dienstleistungen und die Steigerung ihrer Nutzung durch Unternehmen und Fachleute. Dies erfordert sowohl die Verbesserung der Funktionen des Portals als auch eine effektivere Kommunikation und Promotion der Vorteile für die Zielgruppe. Das Ziel sollte sein, dass die überwiegende Mehrheit der Interaktionen mit dem ORCT elektronisch erfolgen kann, ohne dass ein Besuch am Schalter erforderlich ist.
3. Die kontinuierliche Weiterbildung und Motivation der Mitarbeiter zur effizienten Nutzung des neuen Systems. Über die anfänglichen Schulungssitzungen hinaus ist ein dauerhaftes Programm zur Entwicklung digitaler Kompetenzen erforderlich, das eine Kultur der Innovation und kontinuierlichen Verbesserung innerhalb der Institution fördert. Die Mitarbeiter müssen aktive Partner bei der Optimierung der Arbeitsprozesse und der Steigerung der Qualität der über die Plattform angebotenen Dienstleistungen werden.
4. Die Verbesserung der Kommunikation und der Transparenz in der Beziehung zu Antragstellern und Fachleuten. Dies umfasst die Bereitstellung klarer und aktueller Informationen über den Stand der Akten, über die zu befolgenden Verfahren und über die Ansprechpartner innerhalb der Institution. Zudem müssen effektive Kanäle zur Erfassung von Feedback und Vorschlägen der Nutzer sowie zur zeitnahen Beantwortung ihrer Anfragen geschaffen werden.
5. Die Bewertung der Auswirkungen des neuen Systems auf die Geschäftswelt und dessen Anpassung an die identifizierten Bedürfnisse. Es ist wichtig, dass das ORCT mit den wirtschaftlichen Realitäten verbunden bleibt und seine Dienstleistungen kontinuierlich anpasst, um den Erwartungen und Anforderungen der Unternehmer bestmöglich gerecht zu werden. Dies kann auch die Überprüfung bestimmter Verfahren oder Funktionen des Systems umfassen, die sich als ineffizient oder ungeeignet erweisen.

Über diese punktuellen Maßnahmen hinaus bleibt die langfristige Herausforderung, das ORCT in eine wirklich digitale Institution zu transformieren, die hochwertige Dienstleistungen anbietet und die Entwicklung des Geschäftsumfelds in Rumänien erleichtert. Dies erfordert nicht nur kontinuierliche Investitionen in Technologie und die Schulung des Personals, sondern auch einen tiefgreifenden Wandel in der Denkweise und der Unternehmenskultur.

Die neue IT-Plattform stellt einen ersten wichtigen Schritt in diese Richtung dar, aber der Weg ist lang und mit Herausforderungen gespickt. Die aus dieser Erfahrung gewonnenen Erkenntnisse können jedoch dazu beitragen, eine klarere Vision und eine langfristige Strategie für die Digitalisierung der ORCT und anderer ähnlicher öffentlicher Institutionen zu entwickeln. Wichtig ist, dass die Bemühungen fortgesetzt werden und alle beteiligten Akteure - Entscheidungsträger, Mitarbeiter, Antragsteller - zusammenarbeiten, um ein effizientes, transparentes System zu schaffen, das auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Wirtschaft und der Gesellschaft ausgerichtet ist.

Fazit

Die Implementierung des neuen Informationssystems beim Nationalen Handelsregisteramt ist zweifellos eines der ehrgeizigsten und komplexesten Digitalisierungsprojekte für öffentliche Dienstleistungen in Rumänien.

Über die technische Dimension hinaus hat dieses Vorhaben tiefgreifende Auswirkungen auf die Funktionsweise der Institution, auf ihre Beziehung zur Geschäftswelt und letztlich auf die Dynamik und wirtschaftliche Leistung des Landes.

Die Herausforderungen, die aufgetreten sind - von den technischen Störungen der Plattform über den Widerstand gegen Veränderungen eines Teils des Personals bis hin zu den Unzufriedenheiten bestimmter Antragsteller. - "spiegelt die Komplexität und die inhärente Schwierigkeit eines solchen transformierenden Projekts wider."

Es sollte jedoch nicht die Vorteile und Chancen überstrahlen, die die Digitalisierung der ORCT für Unternehmer, Fachleute und die Gesellschaft insgesamt mit sich bringt.

Natürlich ist der Weg lang und mit Hindernissen gespickt, und Veränderungen geschehen nicht über Nacht. Die aus bisherigen Erfahrungen gewonnenen Erkenntnisse müssen jedoch genutzt werden, um die Funktionsweise des neuen Systems kontinuierlich zu verfeinern und zu optimieren, um besser auf die Bedürfnisse seiner Nutzer einzugehen und das innovative und effizienzsteigernde Potenzial der Digitalisierung maximal auszuschöpfen.

In diesem Bestreben wird die Zusammenarbeit und das Engagement aller interessierten Akteure - von den politischen Entscheidungsträgern über das Management und die Mitarbeiter der ORCT bis hin zu den Vertretern der Wirtschaft und der Zivilgesellschaft - von entscheidender Bedeutung sein.

Über die unmittelbaren Herausforderungen seiner Implementierung hinaus muss das neue IT-System der ORCT als strategische Investition in die Zukunft der rumänischen Wirtschaft und Gesellschaft betrachtet werden. Es kann den Weg zu einer effizienteren, transparenteren und bürgernäheren öffentlichen Verwaltung ebnen und zur Schaffung eines günstigen Klimas für die Entwicklung von Unternehmertum und Innovation beitragen.

Um dies zu erreichen, muss die Digitalisierung der ORCT nicht als Selbstzweck betrachtet werden, sondern als ein Mittel zur Schaffung von echtem Mehrwert für alle Stakeholder. Der Erfolg wird letztendlich nicht durch die technischen Leistungen der Plattform bestimmt, sondern durch die konkrete Auswirkung, die sie auf das Leben und die wirtschaftliche Tätigkeit der Rumänen haben wird.

Es bleibt abzuwarten, wie sich dieses Projekt in den kommenden Jahren entwickeln wird und wie die sich bietenden Chancen genutzt werden. Eines ist jedoch sicher: Die Digitalisierung der ORCT stellt einen entscheidenden Test für die Reformfähigkeit des rumänischen Staates dar und seine Anpassungsfähigkeit an die Anforderungen der Zukunft. Die Art und Weise, wie dieser Test gemeistert wird, wird tiefgreifende und langfristige Auswirkungen auf die Entwicklung unseres Landes im digitalen Zeitalter haben.

Aktuelle Statistiken - Situation im ONRC

Antrag auf Direktor ORCT Dâmbovița

In der Sitzung hat der Direktor des ORCT Dâmbovița eine Statistik zur Leistung des ORCT angefordert. Obwohl die Informationen aus dem BERC nicht perfekt sind, haben wir eine Analyse der Leistung pro Registrator durchgeführt.

Ihr Ziel ist es, punktuell Folgendes hervorzuheben:

1. Wenn das Problem eine Anpassung an die neue Anwendung betrifft, wie Frau Momeu und die ONRC-Direktion sagen: Es liegt daran, dass das Problem der stark reduzierten Leistung bei etwa 90 % der Registratoren besteht, wobei nur sehr wenige (die zuvor eine geringe Anzahl von Akten hatten) mehrere Akten registrieren, möglicherweise aufgrund des Ansturms von Akten aus Registern mit mehreren zu bearbeitenden Akten und dem zusätzlichen Druck, den Rückstand abzuarbeiten.
   
   Die durchschnittliche Lösungsleistung ist um 40 % gesunken, während die leistungsstärksten Registratoren Rückgänge zwischen 60 % und 80 % beim Übergang zum neuen System verzeichneten, was ein äußerst problematisches Merkmal darstellt.
2. Wenn wir auf eine Verbesserung der Situation in den kommenden Wochen warten können: Nun, da sich die Situation von Tag zu Tag verschärft, aufgrund der enormen Ineffizienz der neuen Anwendung. Von Woche zu Woche gibt es Verbesserungen, aber diese sind vernachlässigbar bei der Lösung des Problems (einige Prozent). Keineswegs ausreichend, um die Leistung um 200-300% zu steigern, was notwendig ist, um den Rückstand in diesem Jahr zu bewältigen.

Widerlegung und der Nachweis der Falschheit von Hypothesen aus der Arbeitssitzung

Die Arbeitssitzung umfasst mehrere Aussagen von der Geschäftsführung und Frau Momeu, die der Realität widersprechen. Diese Aspekte werden wir in den kommenden Tagen weiterentwickeln.

Im Grunde werden die folgenden Aspekte behandelt:

1. Falsche Wahrnehmung, dass das Problem unter Kontrolle ist und gelöst wird: Die Verbesserungen erfolgen mit einer sehr langsamen Geschwindigkeit, was die Gefahr birgt, dass das Problem bestehen bleibt.
2. Die Angriffe auf die Mitarbeiter des ONRC, die Argumente, dass das Problem ihre Schuld ist: Die nicht gerechtfertigt sind, ein Aspekt, der durch jede detailliertere statistische Analyse nachgewiesen wird.
3. Die Argumente bezüglich der im Projekt vorgesehenen Verpflichtungen und deren notwendiger Umsetzung: Wir werden erörtern, warum die Implementierung schlecht ist und wie eine korrekte Implementierung die vom Vertreter des Justizministeriums angeprangerten Situationen hätte korrigieren können.