Registrul Comerțului - Informații din interior

Inregistrare Sedinta ONRC

0:00

/13521.76907

1×

Sursa informatiilor o reprezinta o sedinta de gestionare a situatiilor critice care au afectat functionalitatea ONRC, divulgate de catre whistlebloweri pentru expunerea unor posibile incalcari ale legilor, fie indirect prin punerea in imposibilitatea de solutionare a registratorilor, fie direct prin alocarea defectuoasa a fondurilor europene.

Sedinta a durat aproximativ 3 ore si 45 de minute, si a fost procesata in mod automat cu AI. S-a purtat pe Microsoft Meets, si in ea au participat toti directorii regionali sau inlocuitorii lor, precum si membrii ai TotalSoft, ai MJ (Doamna Momeu Roxana-Simona), precum si doamna Valentina Burdescu.

Prezentarea noului sistem informatic

Noul sistem informatic implementat la nivelul ORCT a fost dezvoltat cu scopul de a integra într-o platformă unică toate funcționalitățile și serviciile necesare pentru înregistrarea, modificarea și radierea persoanelor juridice. Arhitectura sa a fost gândită pentru a permite o mai bună gestiune a datelor, o interconectare facilă cu alte baze de date ale instituțiilor statului și o interfață prietenoasă pentru solicitanți.

Printre funcționalitățile principale ale sistemului se numără:

• Înregistrarea online a cererilor de către solicitanți, cu posibilitatea atașării documentelor în format electronic
• Alocarea automată a cererilor către operatorii și registratorii disponibili la nivel național
• Verificarea automată a competențelor și a condițiilor de formă sau de fond pentru fiecare tip de cerere
• Generarea automată a documentelor și a certificatelor în format electronic
• Posibilitatea efectuării de plăți online pentru taxele aferente serviciilor
• Interconectarea cu bazele de date ale instituțiilor partenere (ex. ANAF, Monitorul Oficial, etc.)
• Raportare și analize în timp real asupra activității și a indicatorilor de performanță

Față de sistemul vechi, noua platformă promitea o serie de avantaje, atât pentru angajații ORCT, cât și pentru solicitanți: reducerea timpilor de procesare a cererilor, eliminarea erorilor umane, creșterea transparenței, reducerea costurilor și a birocrației. De asemenea, se dorea o standardizare a procedurilor de lucru la nivel național și o optimizare a alocării resurselor umane în funcție de volumul de activitate.

Implementarea sistemului a fost planificată în mai multe etape, pornind de la dezvoltarea și testarea funcționalităților de bază, migrarea datelor din vechiul sistem, instruirea personalului și ending cu lansarea în producție și extindeea progresivă a serviciilor online pentru solicitanți. Termenele asumate erau ambițioase, dar justificate de necesitatea modernizării rapide a serviciilor ORCT.

Cu toate acestea, realitatea a demonstrat că lucrurile nu sunt atât de simple pe cât păreau pe hârtie. Problemele tehnice au început să apară încă din primele zile de la lansare, generând frustrări și nemulțumiri în rândul angajaților și al solicitanților. Despre aceste probleme vom discuta în detaliu în capitolul următor.

Probleme tehnice generale

Deși atestat în prealabil, noul sistem informatic s-a confruntat cu numeroase erori și blocaje încă din primele zile de funcționare. Angajații ORCT au raportat dificultăți în accesarea sistemului, pierderi ale datelor introduse, închideri bruște ale aplicației și timpi foarte mari de răspuns la solicitările simple.

Toate acestea au generat, pe lângă ineficiență și pierderi de timp, o profundă frustrare și demotivare în rândul operatorilor și registratorilor.

Una dintre cele mai frecvente plângeri a vizat funcționalitățile lipsă sau nefuncționale ale sistemului. De exemplu, în primele luni de la lansare, nu au putut fi generate o serie de documente vitale pentru activitatea ORCT, precum certificatele constatatoare sau rezoluțiile directorului.

De asemenea, sistemul nu permitea înregistrarea anumitor modificări în starea firmelor, cum ar fi dizolvările sau radierile, generând erori și blocaje. Aceste lipsuri au obligat angajații să recurgă la soluții de avarie, cum ar fi emiterea manuală a documentelor sau utilizarea în paralel a vechiului sistem, ceea ce a încetinit și mai mult activitatea.

O altă problemă majoră a apărut în procesarea cererilor depuse online de către solicitanți. Deși ideea de a permite înregistrarea cererilor și atașarea documentelor prin portal este una generoasă, implementarea sa a lăsat de dorit.

Sistemul nu avea suficiente filtre de validare a informațiilor introduse și a documentelor atașate, iar în caz de eroare nu genera notificări clare pentru solicitant.

Rezultatul a fost un număr mare de cereri incomplete sau eronate, care au ajuns în lucru la operatori și au necesitat numeroase clarificări și completări. Practic, în loc să eficientizeze activitatea, cererile online au îngreunat-o și mai mult.

Nu în ultimul rând, au fost semnalate numeroase cazuri în care modificările operate în sistem (de exemplu, schimbarea sediului social sau a asociaților unei firme) nu se regăseau în documentele generate ulterior sau în bazele de date interconectate. Aceste sincope au creat confuzii și au pus sub semnul întrebării corectitudinea și integritatea datelor gestionate de ORCT.

Toate aceste probleme tehnice au contribuit la crearea unui mediu de lucru stresant și ineficient pentru angajații ORCT, care s-au văzut nevoiți să facă față unor sarcini mult mai complicate și consumatoare de timp față de perioada anterioară.

Pe fondul deficitului de personal deja existent în multe oficii, aceste dificultăți au condus rapid la apariția unor restanțe semnificative în soluționarea cererilor. Dar asupra acestor aspecte vom reveni în capitolele următoare.

Din păcate, remedierea problemelor tehnice s-a dovedit a fi un proces de durată, în ciuda eforturilor depuse de echipele de dezvoltare și a numeroaselor actualizări ale sistemului. Chiar și după luni de zile de la lansare, angajații continuau să raporteze erori și disfuncționalități, semn că proiectarea și testarea inițială a platformei nu au fost suficient de riguroase.

Este adevărat că orice sistem informatic nou se confruntă cu "boli ale copilăriei" și necesită o perioadă de rodaj și adaptare. Însă în cazul ORCT, amploarea și persistența problemelor au depășit cu mult așteptările și au generat un grad ridicat de insatisfacție în rândul tuturor celor implicați.

Concluzia este că, deși bine intenționate, erorile de proiectare și implementare ale noului sistem informatic au avut un impact negativ major asupra activității ORCT, cel puțin în primele luni de la lansare.

Rămâne de văzut dacă problemele tehnice vor fi remediate în totalitate și dacă platforma își va atinge în final obiectivele asumate. Până atunci însă, angajații ORCT sunt nevoiți să se adapteze și să găsească soluții ad-hoc pentru a asigura continuitatea serviciilor.

Impactul asupra resurselor umane

Problemele tehnice și disfuncționalitățile noului sistem informatic au avut un impact major asupra resurselor umane din cadrul ORCT. Angajații s-au văzut nevoiți să facă față unor sarcini mult mai complexe și consumatoare de timp, în condițiile în care multe oficii se confruntau deja cu un deficit semnificativ de personal.

Una dintre cele mai mari provocări a fost scăderea productivității operatorilor și registratorilor după trecerea la noul sistem. Dacă înainte un operator reușea să proceseze în medie 50-60 de cereri pe zi, acum abia face față la 20-30.

Cauzele sunt multiple: de la necesitatea de a introduce manual numeroase date suplimentare, la timpii mari de răspuns ai sistemului și erorile frecvente care obligă la reluarea operațiunilor. Toate acestea au generat frustrare și demotivare în rândul angajaților, care au senzația că munca lor a devenit mult mai dificilă și mai puțin eficientă.

De cealaltă parte, registratorii se plâng că nu mai au timp să analizeze în detaliu fiecare dosar, fiind presați să țină pasul cu ritmul alert impus de sistem. Ei trebuie să verifice acum mult mai multe aspecte și să utilizeze funcționalități noi, ceea ce le solicită un efort suplimentar de concentrare și adaptare.

În plus, alocarea aleatorie a dosarelor la nivel național face ca registratorii să primească spre soluționare și cereri din alte județe, cu specificități și complexități diferite, ceea ce le îngreunează și mai mult activitatea.

Aceste dificultăți au fost amplificate de insuficienta pregătire a personalului pentru utilizarea noului sistem. Deși au fost organizate sesiuni de instruire, acestea s-au dovedit a fi prea teoretice și prea puțin axate pe problemele practice întâmpinate în activitatea curentă. Mulți angajați s-au plâns că a trebuit să învețe "din mers", prin încercări și erori, cum să utilizeze noile funcționalități și să rezolve erorile apărute. Lipsa unor ghiduri și proceduri clare de lucru a făcut ca fiecare să improvizeze și să-și dezvolte propriile "scurtături", ceea ce a condus la o lipsă de uniformitate și coerență în procesarea cererilor.

În aceste condiții, nu este de mirare că mulți angajați au devenit reticenți sau chiar ostili față de noul sistem. Unii au recurs la subterfugii pentru a evita utilizarea anumitor module sau pentru a transfera sarcini către colegi, în timp ce alții și-au exprimat deschis nemulțumirea și au solicitat revenirea la vechile proceduri. Aceste atitudini nu au făcut decât să amplifice haosul și să scadă și mai mult productivitatea.

Pentru a contracara aceste efecte negative, conducerea ORCT a luat o serie de măsuri, precum suplimentarea personalului prin angajări și detașări, organizarea unor sesiuni suplimentare de instruire și asistență directă din partea dezvoltatorilor sistemului. De asemenea, s-a încercat o comunicare mai bună cu angajații pentru a le explica beneficiile pe termen lung ale digitalizării și pentru a-i asigura de suportul conducerii în depășirea dificultăților tranzitorii.

Cu toate acestea, impactul problemelor asupra moralului și motivației angajaților rămâne semnificativ. Mulți dintre ei lucrează ore suplimentare pentru a face față restanțelor acumulate, în timp ce alții au intrat în concedii medicale din cauza stresului și a epuizării. Unii chiar au demisionat, considerând că presiunea și volumul de muncă au devenit insuportabile.

Este clar că rezolvarea problemelor tehnice ale sistemului este doar primul pas pentru normalizarea activității ORCT. La fel de importante vor fi măsurile de îmbunătățire a condițiilor de muncă, de motivare și de dezvoltare profesională a angajaților. Fără un personal bine pregătit, stabil și dedicat, chiar și cel mai performant sistem informatic va da rateuri și va produce nemulțumiri.

Problema restanțelor acumulate

Una dintre cele mai vizibile și îngrijorătoare consecințe ale disfuncționalităților noului sistem informatic a fost acumularea unor restanțe semnificative în soluționarea cererilor depuse de către solicitanți. Practic, în toate oficiile registrului comerțului din țară s-au format cozi de dosare nesoluționate, unele dintre ele depășind cu mult termenele legale de procesare.

Cauzele acestui fenomen sunt multiple și interdependente. În primul rând, așa cum am arătat în capitolele anterioare, scăderea productivității angajaților din cauza problemelor tehnice și a complexității noilor proceduri a făcut imposibilă soluționarea cererilor în ritmul în care acestea au fost depuse.

Practic, în fiecare zi se adaugă mai multe dosare la coadă decât se rezolvă, ceea ce duce la o creștere constantă a restanțelor.

În al doilea rând, deficitul de personal din multe oficii face ca numărul de angajați disponibili să fie insuficient pentru a face față volumului de muncă.

Chiar și cu eforturi susținute și ore suplimentare, pur si simplu nu există suficienți oameni pentru a procesa toate cererile în timp util. Această situație a fost agravată de valul de concedii medicale și demisii apărute după implementarea noului sistem, care au redus și mai mult capacitatea de procesare.

Nu în ultimul rând, o parte din vină o poartă și alocarea ineficientă a resurselor umane la nivel național. Din cauza repartizării aleatorii a dosarelor, unele oficii s-au trezit dintr-o dată cu un volum mult mai mare de muncă decât puteau gestiona, în timp ce altele au rămas cu angajați insuficient utilizați.

Acest dezechilibru a făcut imposibilă uniformizarea timpilor de soluționare și a contribuit la adâncirea discrepanțelor între județe.

Efectele acumulării restanțelor sunt multiple și grave. Pentru solicitanți, întârzierile în soluționarea cererilor înseamnă costuri suplimentare, pierderea unor oportunități de afaceri și chiar blocaje în activitatea firmelor.

Imaginați-vă ce înseamnă pentru un antreprenor să aștepte săptămâni sau luni de zile pentru a primi un certificat constatator sau o dovadă de înregistrare fără de care nu poate accesa o finanțare sau nu poate participa la o licitație.

Toate aceste întârzieri se traduc în final în pierderi economice și în scăderea competitivității mediului de afaceri românesc.

De cealaltă parte, pentru angajații ORCT restanțele reprezintă un stres suplimentar și o sursă constantă de presiune și nemulțumire. Mulți dintre ei lucrează peste program și în weekend pentru a încerca să reducă numărul dosarelor nesoluționate, sacrificându-și timpul liber și viața de familie.

Cu toate acestea, eforturile lor par a fi zadarnice, în condițiile în care ritmul de acumulare a restanțelor depășește cu mult capacitatea lor de procesare.

În aceste condiții, conducerea ORCT a fost nevoită să ia o serie de măsuri de urgență pentru a încerca să reducă numărul restanțelor. Una dintre ele a fost prelungirea programului de lucru cu publicul și suplimentarea numărului de angajați la ghișee, pentru a prelua un volum mai mare de cereri și a degaja astfel mai mult timp pentru soluționarea dosarelor deja depuse.

O altă măsură a fost prioritizarea anumitor tipuri de cereri considerate urgente sau cu impact major pentru solicitanți, precum cele legate de dizolvări, radieri, fuziuni sau proiecte cu finanțare europeană.

S-a încercat astfel despresurarea cozilor și asigurarea unui tratament preferențial pentru dosarele cu miză mare.

Nu în ultimul rând, s-a încercat o redistribuire a sarcinilor între oficiile teritoriale, în sensul transferării unor dosare de la cele mai aglomerate către cele mai puțin solicitate.

Această măsură a dat însă naștere la noi nemulțumiri, atât din partea angajaților care s-au trezit dintr-o dată cu un volum și mai mare de muncă, cât și a solicitanților nemulțumiți că dosarele lor sunt plimbate prin țară fără a fi rezolvate.

Cu toate aceste eforturi, problema restanțelor este departe de a fi rezolvată. La nivelul lunii august, în unele oficii numărul dosarelor nesoluționate depășea 1000, iar timpul mediu de așteptare ajungea la 2-3 luni.

Este clar că rezolvarea acestei probleme nu poate fi doar punctuală și limitată la măsuri de avarie. Ea necesită o regândire a întregului sistem de lucru și o adaptare a capacității de procesare la nevoile reale ale mediului economic.

Până atunci însă, restanțele rămân o problemă spinoasă și o sursă constantă de nemulțumire pentru toți actorii implicați.

Depășirea lor va fi un test major pentru managementul ORCT și pentru capacitatea sistemului de a se optimiza și de a răspunde prompt solicitărilor venite din partea mediului de afaceri.

Controverse legate de repartizarea dosarelor

Una dintre cele mai controversate decizii luate odată cu implementarea noului sistem informatic a fost cea legată de repartizarea aleatorie a dosarelor la nivel național. Practic, cererile depuse de solicitanți nu mai sunt procesate neapărat de către angajații din oficiul teritorial de care aparțin, ci sunt distribuite automat către oricare dintre operatorii și registratorii disponibili din țară.

Argumentele în favoarea acestei abordări au fost legate în primul rând de necesitatea uniformizării procedurilor de lucru și a interpretării legislației la nivelul întregii țări.

S-a dorit eliminarea discrepanțelor și a practicilor neunitare între oficiile teritoriale, care dădeau naștere uneori la tratamente discriminatorii pentru solicitanți.

De asemenea, s-a considerat că alocarea națională a dosarelor va permite o utilizare mai eficientă a resurselor umane disponibile, în condițiile în care unele oficii se confruntau cu un deficit acut de personal, în timp ce altele aveau capacitate de procesare neutilizată.

Nu în ultimul rând, s-a argumentat că repartizarea aleatorie va reduce riscurile de corupție și de tratament preferențial, în condițiile în care solicitantul nu va mai putea "alege" funcionarul care îi procesează cererea și nici nu va mai putea influența în vreun fel soluția dată.

Practic, dosarul său va fi alocat unui operator și unui registrator aleși la întâmplare, fără nicio legătură cu județul de proveniență.

În ciuda acestor argumente, decizia a stârnit numeroase controverse și nemulțumiri, atât în rândul angajaților ORCT, cât și al solicitanților. Principalul contraargument a fost legat de ignorarea specificului local și a nevoilor concrete ale mediului de afaceri din fiecare județ. S-a considerat că registratorii și operatorii dintr-un anumit oficiu teritorial sunt mult mai în măsură să înțeleagă și să răspundă nevoilor specifice ale solicitanților din zona respectivă, având în vedere experiența și cunoașterea aprofundată a acestora.

Practic, ei pot oferi un serviciu mult mai adaptat și mai eficient decât niște funcționari "alocați" din alte colțuri ale țării, fără nicio legătură cu realitățile locale.

De asemenea, angajații ORCT s-au plâns de faptul că noua modalitate de repartizare le îngreunează foarte mult munca și le scade productivitatea. Alocarea unui dosar din alt județ presupune pentru ei un efort suplimentar de înțelegere a specificului local, de comunicare cu solicitantul și de obținere a unor informații sau documente necesare soluționării. Toate acestea consumă timp și energie, în condițiile în care ei se confruntau deja cu un volum mare de muncă și cu presiunea restanțelor acumulate.

Pentru solicitanți, principalul motiv de nemulțumire a fost legat de diluarea responsabilității și a răspunderii pentru soluționarea cererilor lor. Practic, ei nu mai au un interlocutor clar și stabil în persoana registratorului local, ci sunt pasați de la un funcționar la altul, fără a avea certitudinea că dosarul lor este în mâinile cuiva care înțelege cu adevărat situația și nevoile lor concrete.

De asemenea, au apărut numeroase situații în care comunicarea dintre solicitanți și funcționarii alocați a fost deficitară, ducând la întârzieri și la necesitatea depunerii unor cereri de completare sau clarificare.

În ciuda acestor argumente, conducerea ORCT a rămas fermă pe poziție, considerând că beneficiile repartizării aleatorii la nivel național depășesc inconvenientele și că acest model este singura cale de a asigura integritatea și uniformitatea procedurilor. S-a încercat totuși găsirea unor soluții de compromis, care să țină cont într-o anumită măsură și de doleanțele angajaților și solicitanților.

Una dintre aceste soluții a fost păstrarea unei "cote" de repartizare locală a dosarelor, în sensul că un procent de 30-40% din cererile depuse într-un județ să fie în continuare procesate de către angajații oficiului teritorial respectiv. S-a dorit astfel menținerea unei legături minime între solicitanți și registratorii locali, care să poată oferi un minim de asistență și îndrumare specifică. Restul dosarelor urmează a fi distribuite aleatoriu la nivel național, conform algoritmului inițial.

O altă propunere a vizat posibilitatea solicitanților de a "opta" pentru procesarea locală a dosarului, în anumite condiții și cu asumarea unor costuri suplimentare. Practic, cei care doresc în mod expres ca cererea lor să fie soluționată de oficiul teritorial de proveniență vor putea solicita acest lucru, plătind însă o taxă mai mare decât în cazul repartizării aleatorii.

S-a considerat că această opțiune ar fi benefică în special pentru firmele mari sau pentru investitorii străini, care au nevoie de asistență specializată și de o comunicare mai strânsă cu autoritățile locale.

Dincolo de aceste soluții punctuale, rămâne însă întrebarea dacă modelul repartizării aleatorii la nivel național este cu adevărat optim și adaptat nevoilor reale ale mediului de afaceri din România.

Există în continuare voci care susțin că serviciile registrului comerțului ar trebui să rămână ancorate în realitățile economice locale și că centralizarea excesivă riscă să ducă la o ruptură între autorități și solicitanți. Pe de altă parte, tendința generală la nivel european este cea de uniformizare și chiar de interconectare a procedurilor și a bazelor de date, în vederea facilitării liberei circulații a serviciilor și a capitalurilor.

Probabil că adevărul se află undeva la mijloc, iar soluția optimă ar presupune un echilibru între nevoile de standardizare și cele de adaptare la specificul local. Rămâne de văzut dacă actualul model de repartizare aleatorie va fi ajustat în timp pentru a răspunde mai bine acestor cerințe sau dacă el va fi menținut în forma sa actuală, ca expresie a unei viziuni centralizatoare asupra serviciilor publice.

Indiferent de deznodământ, controversele legate de acest subiect sunt departe de a se fi încheiat și probabil vor continua să genereze dezbateri și nemulțumiri în rândul tuturor celor implicați. Important este ca aceste controverse să fie gestionate constructiv și transparent, iar soluțiile adoptate să țină cont de interesele și nevoile reale ale mediului de afaceri.

Relația cu solicitanții și profesionistii

Implementarea noului sistem informatic a avut un impact semnificativ și asupra relației dintre ORCT și solicitanții săi, fie că vorbim de antreprenori, de reprezentanți ai firmelor sau de profesioniști precum avocați, notari sau consilieri juridici. Practic, întregul model de interacțiune și de furnizare a serviciilor a fost redefinit, cu avantajele și inconvenientele aferente.

În mod teoretic, principalul beneficiu pentru solicitanți ar fi trebuit să fie simplificarea și eficientizarea procedurilor de înregistrare și de obținere a informațiilor și documentelor necesare.

Posibilitatea de a depune cereri online, de a încărca documente în format electronic și de a efectua plăți prin mijloace la distanță ar fi trebuit să reducă semnificativ timpii de așteptare și drumurile la ghișee. De asemenea, standardizarea formularelor și a procedurilor la nivel național ar fi trebuit să elimine confuziile și interpretările diferite de la un oficiu la altul.

În practică însă, lucrurile nu au decurs chiar așa cum erau așteptate. Problemele tehnice ale sistemului, menționate în capitolele anterioare, au afectat în mod direct și relația cu solicitanții.

Aceștia s-au lovit adesea de imposibilitatea de a depune cereri online din cauza blocajelor sau erorilor platformei, de dificultăți în încărcarea documentelor sau de lipsa de răspuns a instituției la solicitările de asistență. Practic, în loc să simplifice interacțiunea, noul sistem a complicat-o și a generat frustrări și nemulțumiri în rândul celor care îl utilizează.

O altă problemă semnalată de solicitanți a fost legată de lipsa de transparență și de predictibilitate a procesului de soluționare a cererilor. Alocarea aleatorie a dosarelor la nivel național a făcut ca aceștia să nu mai știe exact cine le procesează solicitările și în ce stadiu se află acestea.

Practic, ei au pierdut "firul" propriilor dosare și posibilitatea de a comunica direct cu registratorii pentru a obține informații sau pentru a clarifica anumite aspecte. Această lipsă de vizibilitate a generat percepția unei "curse cu obstacole" în relația cu ORCT și a scăzut încrederea în capacitatea instituției de a răspunde prompt și eficient solicitărilor.

Nu în ultimul rând, profesioniștii care oferă asistență firmelor în relația cu registrul comerțului (avocați, notari, consilieri) s-au plâns de faptul că noul sistem le îngreunează foarte mult activitatea.

Aceștia erau obișnuiți să comunice direct cu registratorii locali, să depună și să ridice documente fizic și să discute anumite aspecte ale dosarelor. Toate aceste practici au devenit mult mai dificile sau chiar imposibile în condițiile repartizării aleatorii a cererilor și ale comunicării intermediată de platformă.

Practic, "relația personală" cu registratorul a fost înlocuită cu o interacțiune impersonală și greoaie cu sistemul informatic, ceea ce a generat nemulțumiri și rezistență din partea unora dintre acești profesioniști.

Pentru a răspunde acestor probleme, conducerea ORCT a luat o serie de măsuri menite să îmbunătățească comunicarea și relația cu solicitanții.

Una dintre acestea a fost înființarea unui call-center specializat, care să preia solicitările de asistență ale utilizatorilor și să le ofere îndrumare și sprijin în utilizarea noului sistem.

De asemenea, au fost desemnate persoane de contact în fiecare oficiu teritorial care să gestioneze relația cu profesioniștii și să le ofere informații despre stadiul dosarelor.

O altă măsură a vizat îmbunătățirea interfețelor și a instrumentelor de lucru puse la dispoziția solicitanților pe platforma online. S-a încercat simplificarea formularelor, oferirea unor instrucțiuni clare și intuitive pentru fiecare operațiune și introducerea unor mecanisme de validare și de prevenire a erorilor în completarea cererilor. De asemenea, s-a extins gama de servicii disponibile online, astfel încât să se reducă necesitatea deplasărilor la ghișee.

Nu în ultimul rând, au fost organizate sesiuni de instruire și de prezentare a noului sistem pentru profesioniști, în încercarea de a-i familiariza cu noile proceduri și de a le facilita interacțiunea cu ORCT. S-a mizat astfel pe ideea că o mai bună înțelegere a mecanismelor de funcționare a platformei va duce în timp la o creștere a gradului de acceptare și utilizare a acesteia.

În ciuda acestor eforturi, relația cu solicitanții și profesioniștii rămâne una dintre provocările majore ale implementării noului sistem informatic. Schimbarea unor practici și mentalități consolidate în timp nu se poate face peste noapte și necesită un efort susținut de comunicare și de adaptare din partea tuturor celor implicați.

Important este ca ORCT să rămână deschis la feedback-ul și sugestiile primite din partea utilizatorilor săi și să continue să îmbunătățească sistemul pentru a răspunde cât mai bine nevoilor acestora.

În final, succesul noii platforme va depinde în mare măsură de capacitatea acesteia de a oferi servicii de calitate, prompte și transparente pentru mediul de afaceri. Iar acest lucru nu va fi posibil fără o colaborare strânsă și constructivă între instituție și beneficiarii săi.

Lecții învățate și pași următori

Experiența implementării noului sistem informatic la ORCT oferă o serie de lecții valoroase pentru toți cei implicați în digitalizarea serviciilor publice din România.

Deși pornit de la intenții bune și de la o viziune ambițioasă de modernizare, proiectul s-a lovit de numeroase dificultăți și obstacole care i-au afectat funcționalitatea și eficiența. O analiză atentă a acestor provocări poate ajuta însă la identificarea unor soluții și la îmbunătățirea viitoarelor demersuri de acest gen.

Una dintre principalele concluzii care se desprind este aceea că succesul unui astfel de proiect depinde în mare măsură de calitatea pregătirii și a planificării sale. Dezvoltarea unui sistem informatic complex necesită nu doar resurse financiare și tehnice adecvate, ci și o înțelegere aprofundată a proceselor și a nevoilor reale ale instituției și ale beneficiarilor săi.

În cazul ORCT, se pare că anumite aspecte cheie, precum specificul activității registratorilor sau interacțiunea cu solicitanții, nu au fost analizate și integrate suficient în proiectarea inițială a sistemului, ceea ce a generat ulterior disfuncționalități și necesitatea unor ajustări majore.

De asemenea, s-a dovedit că testarea temeinică a funcționalităților și performanțelor sistemului înainte de lansarea sa în producție este esențială pentru prevenirea problemelor ulterioare.

Chiar dacă există întotdeauna o presiune pentru respectarea termenelor și a bugetelor alocate, sacrificarea etapei de testare și de "rodaj" controlat se poate dovedi contraproductivă pe termen lung.

În cazul ORCT, disfuncționalitățile apărute imediat după lansare au afectat grav activitatea instituției și au generat un val de nemulțumiri din partea angajaților și a solicitanților, care au perceput noul sistem ca fiind "nefinisat" și nepregătit pentru utilizarea în masa.

O altă lecție importantă vizează necesitatea unei abordări mai flexibile și iterative în implementarea unor astfel de proiecte. În loc să se mizeze pe o strategie de tipul "big bang", cu o lansare generalizată la o anumită dată, ar fi poate mai indicată o introducere graduală a noilor funcționalități, în paralel cu menținerea temporară a vechilor proceduri.

Acest lucru ar permite o monitorizare mai atentă a impactului schimbărilor și o ajustare continuă a sistemului în funcție de feedback-ul primit de la utilizatori. De asemenea, ar reduce riscul unor blocaje generalizate și ar oferi un "plan B" în caz de probleme majore.

Nu în ultimul rând, implicarea activă și formarea temeinică a personalului instituției sunt factori critici pentru succesul unui proiect de digitalizare. În cazul ORCT, s-a observat că multe dintre problemele și întârzierile apărute s-au datorat lipsei de pregătire și de motivare a angajaților pentru utilizarea noului sistem.

O strategie mai bună de comunicare internă, de instruire practică și de stimulare a adaptării la schimbare ar fi putut preveni o parte dintre aceste dificultăți și ar fi asigurat o mai bună acceptare și utilizare a instrumentelor digitale.

Pornind de la aceste concluzii, planul de acțiune pentru perioada următoare ar trebui să se concentreze pe câteva direcții principale:

1. Continuarea dezvoltării și optimizării funcționalităților sistemului informatic, pe baza feedback-ului primit de la utilizatori și a priorităților identificate. Este important ca erorile și problemele semnalate să fie remediate cât mai rapid și ca interfețele și fluxurile de lucru să fie în permanență îmbunătățite pentru a răspunde nevoilor reale ale angajaților și solicitanților.
2. Extinderea serviciilor disponibile online și creșterea gradului de utilizare a acestora de către firme și profesioniști. Aceasta presupune atât îmbunătățirea funcționalităților portalului, cât și o comunicare și o promovare mai eficientă a beneficiilor acestuia în rândul publicului țintă. Ținta ar trebui să fie ca majoritatea covârșitoare a interacțiunilor cu ORCT să se poată realiza prin mijloace electronice, fără a mai fi nevoie de deplasări la ghișee.
3. Formarea continuă și motivarea angajaților pentru utilizarea eficientă a noului sistem. Dincolo de sesiunile inițiale de instruire, este nevoie de un program permanent de dezvoltare a competențelor digitale și de încurajare a unei culturi a inovației și a îmbunătățirii continue în cadrul instituției. Angajații trebuie să devină parteneri activi în optimizarea proceselor de lucru și în creșterea calității serviciilor oferite prin intermediul platformei.
4. Îmbunătățirea comunicării și a transparenței în relația cu solicitanții și cu profesioniștii. Aceasta presupune oferirea unor informații clare și actualizate despre stadiul dosarelor, despre procedurile de urmat și despre persoanele de contact din cadrul instituției. De asemenea, trebuie create canale eficiente de preluare a feedback-ului și a sugestiilor din partea utilizatorilor și de răspuns prompt la solicitările acestora.
5. Evaluarea impactului noului sistem asupra mediului de afaceri și ajustarea sa în funcție de nevoile identificate. Este important ca ORCT să rămână conectat la realitățile economice și să adapteze în permanență serviciile oferite pentru a răspunde cât mai bine așteptărilor și cerințelor antreprenorilor. Aceasta poate presupune inclusiv revizuirea anumitor proceduri sau funcționalități ale sistemului care se dovedesc a fi ineficiente sau nepotrivite.

Dincolo de aceste măsuri punctuale, provocarea pe termen lung rămâne aceea de a transforma ORCT într-o instituție cu adevărat digitală, care să ofere servicii de înaltă calitate și să faciliteze dezvoltarea mediului de afaceri din România. Acest lucru va necesita nu doar investiții constante în tehnologie și în pregătirea personalului, ci și o schimbare profundă de mentalitate și de cultură organizațională.

Noua platformă informatică reprezintă un prim pas important în această direcție, dar drumul este lung și presărat cu provocări. Lecțiile învățate din această experiență pot însă contribui la conturarea unei viziuni mai clare și a unei strategii pe termen lung pentru digitalizarea ORCT și a altor instituții publice similare. Important este ca eforturile să continue și ca toți actorii implicați - decidenți, angajați, solicitanți - să conlucreze pentru a construi un sistem eficient, transparent și orientat către nevoile reale ale economiei și societății.

Concluzie

Implementarea noului sistem informatic la Oficiul Național al Registrului Comerțului reprezintă fără îndoială unul dintre cele mai ambițioase și complexe proiecte de digitalizare a serviciilor publice din România.

Dincolo de dimensiunea sa tehnică, acest demers are implicații profunde asupra modului de funcționare a instituției, asupra relației acesteia cu mediul de afaceri și, în ultimă instanță, asupra dinamicii și performanțelor economice ale țării.

Provocările întâmpinate pe parcurs - de la disfuncționalitățile tehnice ale platformei, la rezistența la schimbare a unei părți a personalului și la nemulțumirile unor categorii de solicitanți - "reflectă complexitatea și dificultatea inerentă unui astfel de proiect transformațional".

Ele nu trebuie însă să umbrească beneficiile și oportunitățile pe care le aduce digitalizarea ORCT pentru antreprenori, pentru profesioniști și pentru societate în ansamblu.

Desigur, drumul este lung și presărat cu obstacole, iar schimbarea nu se poate produce peste noapte. Lecțiile desprinse din experiența de până acum vor trebui însă valorificate pentru a rafina și optimiza continuu funcționarea noului sistem, pentru a răspunde mai bine nevoilor utilizatorilor săi și pentru a fructifica la maximum potențialul inovativ și de eficientizare al digitalizării.

În acest efort, colaborarea și implicarea tuturor actorilor interesați - de la decidenții politici, la managementul și angajații ORCT, la reprezentanții mediului de afaceri și ai societății civile - vor fi esențiale.

Dincolo de provocările imediate ale implementării sale, noul sistem informatic al ORCT trebuie privit ca o investiție strategică în viitorul economiei și societății românești. El poate deschide calea către o administrație publică mai eficientă, mai transparentă și mai receptivă la nevoile cetățenilor și poate contribui la crearea unui climat favorabil dezvoltării antreprenoriatului și inovației.

Pentru aceasta însă, digitalizarea ORCT trebuie să fie tratată nu ca un scop în sine, ci ca un mijloc de a genera valoare adăugată reală pentru toți stakeholderii. Măsura succesului său va fi dată în final nu de performanțele tehnice ale platformei, ci de impactul concret pe care îl va avea asupra vieții și activității economice a românilor.

Rămâne de văzut cum va evolua acest proiect în următorii ani și cum vor fi valorificate oportunitățile pe care le aduce. Un lucru este însă cert: digitalizarea ORCT reprezintă un test crucial pentru capacitatea statului român de a se reforma și de a se adapta la cerințele viitorului. Modul în care va fi gestionat acest test va avea implicații profunde și de durată pentru dezvoltarea țării noastre în era digitală.

Statistici la zi - Situaita din ONRC

Solicitare Director ORCT Dambovita

In sedinta, directorul ORCT Dambovita a solicitat o statistica asupra performantei ORCT-ului. Desi informatiile din BERC nu sunt perfecte, am procedat la o analiza a performantei pe registrator.

Scopul ei este sa evidentieze, in mod punctual, urmatoarele:

1. Daca problema este una de adaptare la noua aplicatie, cum spune doamna Momeu si Directiunea ONRC: Nu este, datorita faptului ca problema performantei mult reduse exista la ~90% din registratori, cu doar foarte putini (cei cu nr redus de dosare in mod anterior) care inregistreaza mai multe dosare, posibil datorita influxului de dosare din registre cu mai multe dosare de solutionat si presiunea de efort suplimentar in solutionarea backlog-ului.
   
   Performanta de solutionare medie a scazut cu 40%, iar cei mai performanti registratori au avut scaderi intre 60%-80% la tranzitia la noul sistem, un aspect extrrem de problematic.
2. Daca ne putem astepta la o imbunatatire a situatiei in saptamaniile viitoare: Nu, pentru ca situatia se agraveaza de la zi la zi, din prisma ineficientei enorme a noii aplicatii. De la saptamana la saptamana, exista imbunatatiri dar neglijabile in solutionarea problemei (cateva procente). Nicidecum suficient sa creasca performanta cu 200-300% cat este necesar pentru solutionarea backlog-ului in acest an.

Debunking si dovedirea ca falsa a ipotezelor din sedinta de lucru

Sedinta de lucru include mai multe afirmatii din partea directiunii si dnei Momeu care sunt contradictorii realitatii, aspecte pe care vom incerca sa le dezvoltam zilele urmatoare.

In principiu vor aborda urmatoarele aspecte:

1. Falsa perceptie generata ca problema este sub control si pe cale de solutionare: Imbunatatirile se fac cu o viteza foarte redusa, aspect ce genereaza pericole ca problema sa persiste.
2. Atacurile la adresa angajatilor ONRC, argumentele cum ca problema este din culpa lor: Care nu sunt justificate, aspeact ce se dovedeste prin orice analiza statistica mai detaliata.
3. Argumentele cu privire la obligatiile prevazute de proiect si implementarea "necesara a acestora": Vom aborda de ce implementarea este proasta, iar o implementare corecta ar fi rectificat situatiile acuzate de reprezentantul MJ.