商业登记处 - 内部信息

ONRC会议注册

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信息来源于一次关于管理影响国家商业登记局（ONRC）功能的危机情况的会议，这些信息是由举报人披露的，旨在揭露可能的法律违规行为，既可能是通过使登记员无法解决问题的间接方式，也可能是通过不当分配欧洲资金的直接方式。

会议持续了大约3小时45分钟，并通过人工智能自动处理。会议在Microsoft Meets上进行，所有区域经理及其替代者、TotalSoft的成员、MJ（Momeu Roxana-Simona女士）以及Valentina Burdescu女士均参与了会议。

新信息系统的介绍

新实施的ORCT信息系统旨在将所有必要的功能和服务整合到一个统一的平台上，以便于注册、修改和注销法人。其架构设计旨在实现更好的数据管理，便于与国家机构的其他数据库互联，并为申请者提供友好的界面。

系统的主要功能包括：

• 申请人可以在线提交申请，并附上电子格式的文件。
• 全国可用的运营商和注册机构的自动请求分配
• 对每种申请类型进行自动化的资格和形式或实质条件验证
• 自动生成电子文件和证书
• 在线支付服务费用的可能性
• 与合作机构（如：国家税务总局、官方公报等）的数据库互联
• 实时活动和绩效指标的报告与分析

与旧系统相比，新平台承诺为ORCT员工和申请者提供一系列优势：缩短申请处理时间，消除人为错误，提高透明度，降低成本和官僚主义。此外，还希望在全国范围内标准化工作程序，并根据工作量优化人力资源分配。

系统的实施分为多个阶段，首先是基础功能的开发和测试，然后是从旧系统的数据迁移，接着是对员工的培训，最后是投入生产并逐步扩展在线服务以满足申请者的需求。所承诺的时间表虽然雄心勃勃，但由于快速现代化ORCT服务的必要性而显得合理。

然而，现实证明事情并不像纸面上看起来那么简单。技术问题在发布的头几天就开始出现，导致员工和申请者之间产生了挫折和不满。我们将在下一章详细讨论这些问题。

一般技术问题

虽然 测试 在此之前，新信息系统在运行的头几天就遇到了许多错误和故障。ORCT的员工报告了访问系统的困难、输入数据的丢失、应用程序的突然关闭以及对简单请求的响应时间非常长。

所有这些不仅导致了低效率和时间损失，还在操作员和注册人员中产生了深深的挫败感和失去动力。

最常见的投诉之一是系统缺乏或无法正常运行的功能。例如，在发布的头几个月内，无法生成一系列对ORCT运营至关重要的文件，如证明书或董事决议。

此外，该系统不允许对公司状态进行某些更改的注册，例如解散或注销，导致错误和阻塞。这些缺陷迫使员工采取应急措施，例如手动发放文件或同时使用旧系统，这进一步减缓了工作进程。

在申请人在线提交申请的过程中出现了另一个主要问题。尽管允许通过门户网站注册申请并附加文件的想法是慷慨的，但其实施却令人失望。

系统没有足够的信息验证过滤器和附加文件的验证，出现错误时未能向申请人生成明确的通知。

结果是大量不完整或错误的申请，这些申请被操作员处理，并需要多次澄清和补充。实际上，在线申请不仅没有提高工作效率，反而使其更加繁琐。

最后，报告中提到许多案例，其中系统中进行的更改（例如，公司的注册地址或合伙人变更）未能反映在后续生成的文件或互联数据库中。这些中断造成了混淆，并质疑了ORCT管理的数据的准确性和完整性。

所有这些技术问题导致ORCT员工面临一个压力大且低效的工作环境，他们不得不应对比之前更复杂和耗时的任务。

由于许多办公室已经存在的人手不足，这些困难迅速导致了处理申请时出现显著的积压。但我们将在接下来的章节中回到这些问题。

遗憾的是，解决技术问题的过程证明是漫长的，尽管开发团队付出了努力，并进行了多次系统更新。即使在发布几个月后，员工们仍然报告错误和故障，这表明平台的初始设计和测试并不够严格。

任何新信息系统确实会面临“幼儿病”，并需要一段时间进行调试和适应。然而，在ORCT的情况下，问题的规模和持续性远远超出了预期，并在所有相关人员中产生了高度的不满。

结论是，尽管出于良好意图，新信息系统的设计和实施错误在推出后的前几个月对ORCT的运营产生了重大负面影响。

尚待观察技术问题是否会得到完全解决，以及平台是否最终能够实现其设定的目标。然而，在此之前，ORCT的员工不得不适应并寻找临时解决方案，以确保服务的连续性。

对人力资源的影响

新信息系统的技术问题和功能失调对ORCT的人力资源产生了重大影响。员工们不得不应对更复杂且耗时的任务，而许多办公室已经面临着显著的人手不足。

运营商和登记员在过渡到新系统后，生产力下降是最大的挑战之一。如果之前一个运营商平均每天能处理50-60个申请，现在勉强只能应对20-30个。

原因有很多：从需要手动输入大量额外数据，到系统响应时间长和频繁错误，迫使操作重新进行。这些都导致员工感到沮丧和失去动力，他们觉得自己的工作变得更加困难和低效。

另一方面，注册人员抱怨说，他们没有时间详细分析每个档案，因为他们被迫跟上系统施加的快速节奏。他们现在必须检查更多方面，并使用新功能，这要求他们额外集中精力和适应。

此外，全国范围内的随机分配档案使得登记员需要处理来自其他县的申请，这些申请具有不同的特性和复杂性，这进一步增加了他们的工作难度。

这些困难因员工对新系统的准备不足而加剧。尽管组织了培训课程，但这些课程过于理论化，缺乏对当前工作中遇到的实际问题的关注。许多员工抱怨他们不得不“边走边学”，通过尝试和错误来学习如何使用新功能并解决出现的错误。缺乏明确的工作指南和程序使得每个人都不得不即兴发挥，发展自己的“捷径”，这导致在处理申请时缺乏一致性和连贯性。

在这种情况下，许多员工对新系统变得犹豫甚至敌对也就不足为奇了。有些人采取了规避措施，以避免使用某些模块或将任务转移给同事，而另一些人则公开表达不满，要求恢复旧的程序。这些态度只会加剧混乱，进一步降低生产力。

为了应对这些负面影响，ORCT的管理层采取了一系列措施，包括通过招聘和调动人员来增加员工数量，组织额外的培训和直接的系统开发者支持。此外，还努力与员工进行更好的沟通，以向他们解释数字化的长期好处，并确保管理层在克服过渡困难时给予支持。

尽管如此，问题对员工士气和动机的影响仍然显著。许多人加班以应对积压的工作，而其他人因压力和疲惫而请病假。一些人甚至辞职，认为压力和工作量已变得无法承受。

显然，解决系统的技术问题只是正常化ORCT活动的第一步。改善工作条件、激励和员工职业发展的措施同样重要。没有一支训练有素、稳定且敬业的团队，即使是最先进的信息系统也会出现故障并引发不满。

累积欠款问题

新信息系统的功能失调最明显且令人担忧的后果之一是申请人提交的请求处理积压显著增加。实际上，全国各地的商业登记处都出现了未解决的档案排队现象，其中一些超出了法定处理期限。

这一现象的原因是多方面且相互依赖的。首先，正如我们在前面的章节中所指出的，由于技术问题和新程序的复杂性，员工的生产力下降使得无法以申请提交的速度解决请求。

实际上，每天添加到队列中的文件数量超过解决的数量，这导致了积压的持续增长。

其次，许多办公室的人手不足，使得可用员工的数量无法应对工作量。

即使付出了持续的努力和加班，仍然没有足够的人手及时处理所有申请。 这种情况因新系统实施后出现的医疗假和辞职潮而加剧，这进一步降低了处理能力。

最后，国家人力资源的低效分配也是部分原因。由于案件的随机分配，一些办公室突然面临远超其管理能力的工作量，而另一些则员工利用不足。

这种不平衡使得解决时间的统一变得不可能，并加深了各县之间的差异。

积累逾期的影响是多方面且严重的。对于申请者来说，申请处理的延迟意味着额外的成本、商业机会的丧失，甚至可能导致企业活动的停滞。

想象一下，对于一个企业家来说，等待数周或数月才能获得一份证明文件或注册证明是多么重要，而没有这些文件，他们无法获得融资或参与招标。

所有这些延误最终会导致经济损失，并降低罗马尼亚商业环境的竞争力。

另一方面，对于ORCT的员工来说，未解决的问题带来了额外的压力和持续的紧张与不满。他们中的许多人在加班和周末工作，以试图减少未解决案件的数量，牺牲了自己的休闲时间和家庭生活。

然而，他们的努力似乎是徒劳的，因为积压的速度远远超过了他们的处理能力。

在这种情况下，ORCT的管理层不得不采取一系列紧急措施，以尝试减少未结案件的数量。其中一项措施是延长公众服务时间，并增加柜台员工的数量，以处理更多的申请，从而为已提交的案件的解决腾出更多时间。

另一项措施是优先处理某些被视为紧急或对申请人有重大影响的请求，例如与解散、注销、合并或欧洲资金项目相关的请求。

通过这种方式，试图缓解排队压力，并为高风险档案提供优先处理。

最后，尝试在地方办公室之间重新分配任务，将一些档案从最繁忙的办公室转移到需求较少的办公室。

这一措施引发了新的不满，既有员工突然面临更大的工作量，也有申请人对他们的文件在全国范围内被拖延而未得到解决的不满。

尽管付出了所有这些努力，拖欠问题仍然远未解决。到八月份，一些办公室未解决的案件数量超过1000，平均等待时间达到2-3个月。

显然，解决这个问题不能仅仅是临时和有限的应急措施。它需要重新思考整个工作系统，并将处理能力调整到经济环境的实际需求。

然而，在此之前，未偿还的债务仍然是一个棘手的问题，并且是所有相关方持续不满的源头。

超越这些将是ORCT管理层的一次重大考验，以及系统优化和快速响应商业环境需求的能力。

与档案分配相关的争议

实施新信息系统时最具争议的决定之一是全国范围内随机分配档案的做法。实际上，申请者提交的请求不再必然由所属的地方办公室的员工处理，而是自动分配给全国任何可用的操作员和登记员。

支持这种方法的论据主要与全国范围内工作程序和法律解释的统一性需求有关。

希望消除各地方办公室之间的不一致和不统一的做法，因为这些做法有时会导致对申请者的歧视性对待。

此外，国家档案的分配将使可用人力资源的利用更加高效，因为一些办公室面临着严重的人手短缺，而另一些则有未被利用的处理能力。

最后，论点指出，随机分配将减少腐败和偏袒待遇的风险，因为申请人将无法“选择”处理其申请的官员，也无法以任何方式影响所给出的解决方案。

实际上，他的档案将随机分配给一名操作员和一名登记员，与其来源省份无关。

尽管有这些论点，决定引发了许多争议和不满，既包括ORCT员工，也包括申请者。主要的反对意见与忽视地方特性和每个县具体商业环境的需求有关。人们认为，某个地方办公室的登记员和操作员更能理解和满足该地区申请者的具体需求，因为他们拥有丰富的经验和深入的了解。

实际上，他们可以提供比来自全国其他地区的“分配”官员更适合和更高效的服务，因为这些官员与当地现实没有任何联系。

此外，ORCT的员工抱怨新的分配方式大大增加了他们的工作难度，降低了生产力。从其他地区分配档案对他们来说需要额外的努力来理解当地的具体情况、与申请人沟通以及获取解决问题所需的信息或文件。这些都消耗了时间和精力，而他们本身就面临着大量的工作和积压的压力。

对于申请者来说，主要的不满原因与责任和对其申请处理的回应的稀释有关。实际上，他们不再有一个明确且稳定的联系人，即当地注册官，而是被一个官员转交给另一个官员，无法确定他们的档案是否在一个真正理解他们具体情况和需求的人的手中。

此外，出现了许多情况，申请人与分配的工作人员之间的沟通不畅，导致了延误以及需要提交补充或澄清申请。

尽管有这些论点，ORCT的管理层仍然坚定不移，认为全国范围内的随机分配所带来的好处超过了不便之处，并且这种模式是确保程序完整性和一致性的唯一途径。然而，仍然尝试寻找一些妥协解决方案，以在一定程度上考虑员工和申请者的诉求。

Una dintre aceste soluții a fost păstrarea unei "cote" de repartizare locală a dosarelor, în sensul că un procent de 30-40% din cererile depuse într-un județ să fie în continuare procesate de către angajații oficiului teritorial respectiv. S-a dorit astfel menținerea unei legături minime între solicitanți și registratorii locali, care să poată oferi un minim de asistență și îndrumare specifică. Restul dosarelor urmează a fi distribuite aleatoriu la nivel național, conform algoritmului inițial.

O altă propunere a vizat posibilitatea solicitanților de a "opta" pentru procesarea locală a dosarului, în anumite condiții și cu asumarea unor costuri suplimentare. Practic, cei care doresc în mod expres ca cererea lor să fie soluționată de oficiul teritorial de proveniență vor putea solicita acest lucru, plătind însă o taxă mai mare decât în cazul repartizării aleatorii.

S-a considerat că această opțiune ar fi benefică în special pentru firmele mari sau pentru investitorii străini, care au nevoie de asistență specializată și de o comunicare mai strânsă cu autoritățile locale.

除了这些具体解决方案之外，问题仍然是全国范围内的随机分配模型是否真正优化并适应罗马尼亚商业环境的实际需求。

仍然有声音认为，商业登记服务应当与当地经济现实紧密相连，过度集中化可能导致当局与申请者之间的脱节。另一方面，欧洲整体趋势是统一化，甚至是程序和数据库的互联互通，以促进服务和资本的自由流动。

真相可能在于某种平衡，最佳解决方案需要在标准化需求与地方特性适应之间找到平衡。尚待观察当前的随机分配模型是否会随着时间的推移进行调整，以更好地满足这些要求，还是会保持其现有形式，作为对公共服务中心化愿景的体现。

无论结果如何，与此主题相关的争议远未结束，可能会继续引发所有相关方的辩论和不满。重要的是，这些争议应以建设性和透明的方式进行管理，所采取的解决方案应考虑到商业环境的真实利益和需求。

与申请人和专业人士的关系

新信息系统的实施对ORCT与其申请者之间的关系产生了显著影响，无论是企业家、公司代表，还是律师、公证人或法律顾问等专业人士。实际上，整个互动和服务提供模式都被重新定义，伴随着相应的优缺点。

理论上，申请者的主要好处应该是简化和提高注册程序以及获取所需信息和文件的效率。

在线提交申请、上传电子格式文件和远程支付的可能性应该显著减少等待时间和到窗口的往返。此外，全国范围内表格和程序的标准化应该消除不同办公室之间的混淆和不同解释。

然而，在实践中，事情并没有如预期那样发展。前面章节提到的系统技术问题直接影响了与申请者的关系。

他们经常遇到无法在线提交申请的问题，原因包括平台的阻塞或错误、文件上传的困难，以及机构对求助请求缺乏回应。实际上，新系统不仅没有简化互动，反而使其变得更加复杂，导致用户感到沮丧和不满。

申请人提出的另一个问题是缺乏透明度和可预测性，导致申请处理过程不明确。全国范围内随机分配案件使他们无法确切知道是谁在处理他们的申请，以及申请的进展情况。

实际上，他们失去了自己档案的“线索”，以及与登记员直接沟通以获取信息或澄清某些问题的机会。这种缺乏透明度导致了与ORCT关系中“障碍赛”的印象，并降低了对该机构及时有效回应请求能力的信任。

最后，提供企业与商业登记处关系支持的专业人士（律师、公证人、顾问）抱怨新系统大大增加了他们的工作难度。

他们习惯于直接与地方注册官沟通，亲自提交和领取文件，并讨论案件的某些方面。在随机分配申请和通过平台中介进行沟通的情况下，所有这些做法变得更加困难，甚至不可能。

实际上，与登记员的“个人关系”已被与信息系统的冷漠和繁琐的互动所取代，这引发了这些专业人士中的一些人的不满和抵制。

为了应对这些问题，ORCT管理层采取了一系列措施，旨在改善与申请者的沟通和关系。

其中之一是建立一个专门的呼叫中心，以接收用户的支持请求，并为他们在使用新系统时提供指导和帮助。

此外，每个地区办公室都指定了联系人，以管理与专业人士的关系，并向他们提供有关案件进展的信息。

另一项措施旨在改善在线平台上提供给申请者的界面和工作工具。努力简化表格，为每个操作提供清晰直观的说明，并引入验证和防止错误的机制。此外，在线可用的服务范围也得到了扩展，从而减少了前往窗口的必要性。

最后，组织了针对专业人士的新系统培训和介绍会，旨在使他们熟悉新程序，并促进与ORCT的互动。因此，寄希望于更好地理解平台的运作机制，随着时间的推移，将提高其接受度和使用率。

尽管付出了这些努力，与申请者和专业人士的关系仍然是实施新信息系统的主要挑战之一。改变长期以来巩固的实践和思维方式并非一朝一夕之功，需要所有相关人员持续的沟通和适应努力。

重要的是，ORCT 应保持对用户反馈和建议的开放态度，并继续改进系统，以更好地满足他们的需求。

最终，新平台的成功在很大程度上将取决于其为商业环境提供高质量、及时和透明服务的能力。而这一切都离不开机构与其受益者之间的紧密和建设性的合作。

经验教训与下一步

在ORCT实施新信息系统的经验为所有参与罗马尼亚公共服务数字化的人士提供了一系列宝贵的经验教训。

尽管出发点是良好的意图和雄心勃勃的现代化愿景，但该项目遭遇了许多困难和障碍，影响了其功能和效率。然而，对这些挑战的仔细分析可以帮助识别解决方案，并改善未来此类努力。

一个主要的结论是，这类项目的成功在很大程度上依赖于其准备和规划的质量。开发一个复杂的信息系统不仅需要适当的财务和技术资源，还需要对机构及其受益者的实际需求和流程有深入的理解。

在ORCT的情况下，似乎某些关键方面，例如登记员的活动特性或与申请者的互动，并未在系统的初始设计中得到充分分析和整合，这导致了后来的功能失调和重大调整的必要性。

此外，在系统投入生产之前，彻底测试其功能和性能被证明对防止后续问题至关重要。

尽管始终存在遵守截止日期和预算的压力，但牺牲测试阶段和“试运行”可能在长期内被证明是适得其反的。

在ORCT的情况下，发布后出现的功能障碍严重影响了机构的运作，并引发了员工和申请者的不满，他们认为新系统“尚未完成”，并且未准备好进行大规模使用。

另一个重要的教训是需要在实施此类项目时采取更灵活和迭代的方法。与其依赖于“全面启动”的策略，在某个特定日期进行全面发布，不如逐步引入新功能，同时暂时保留旧的程序。

这将允许更仔细地监测变化的影响，并根据用户反馈持续调整系统。此外，它还将减少普遍性故障的风险，并在出现重大问题时提供“备用计划”。

最后，机构员工的积极参与和扎实培训是数字化项目成功的关键因素。在ORCT的案例中，观察到许多问题和延误是由于员工缺乏对新系统的准备和激励所导致的。

更好的内部沟通策略、实践培训和适应变革的激励措施本可以预防部分困难，并确保更好地接受和使用数字工具。

根据这些结论，接下来的行动计划应集中在几个主要方向上：

1. 继续开发和优化信息系统的功能，基于用户反馈和识别的优先事项。重要的是要尽快修复报告的错误和问题，并不断改进界面和工作流程，以满足员工和申请者的实际需求。
2. 扩展在线可用服务并提高企业和专业人士的使用率。这不仅包括改善门户网站的功能，还包括在目标受众中更有效地沟通和推广其好处。目标应是绝大多数与ORCT的互动能够通过电子方式进行，无需亲自前往窗口。
3. 持续培训和激励员工有效使用新系统。除了初始培训课程外，还需要一个持续的数字技能发展计划，并鼓励在机构内形成创新和持续改进的文化。员工必须成为优化工作流程和提高通过平台提供的服务质量的积极合作伙伴。
4. 改善与申请人和专业人士的沟通与透明度。这意味着提供关于档案状态、应遵循的程序以及机构内联系人信息的清晰和最新的信息。此外，还必须建立有效的反馈和建议收集渠道，并及时回应用户的请求。
5. 评估新系统对商业环境的影响，并根据识别的需求进行调整。ORCT保持与经济现实的联系至关重要，并需不断调整所提供的服务，以更好地满足企业家的期望和要求。这可能包括审查某些被证明低效或不合适的系统程序或功能。

除了这些具体措施，长期挑战仍然是将ORCT转变为一个真正数字化的机构，提供高质量的服务并促进罗马尼亚商业环境的发展。这不仅需要持续的技术投资和员工培训，还需要深刻的心态和组织文化变革。

新的信息平台是朝着这一方向迈出的重要第一步，但道路漫长且充满挑战。从这一经验中获得的教训可以帮助我们更清晰地勾勒出数字化ORCT及其他类似公共机构的长期愿景和战略。重要的是，努力要持续进行，所有相关方——决策者、员工、申请者——都应共同合作，建立一个高效、透明并以经济和社会的实际需求为导向的系统。

结论

在罗马尼亚国家商业登记局实施新信息系统无疑是公共服务数字化中最雄心勃勃和复杂的项目之一。

除了其技术层面，这一举措对机构的运作方式、与商业环境的关系，以及最终对国家经济动态和绩效的影响具有深远的意义。

在过程中遇到的挑战 - 从平台的技术故障，到部分员工对变革的抵制，以及某些申请者的不满 - 反映了这样一个转型项目固有的复杂性和困难。

然而，它不应掩盖数字化ORCT为企业家、专业人士和整个社会带来的好处和机会。

当然，路途漫长且布满障碍，变革不可能一蹴而就。然而，迄今为止的经验教训必须得到充分利用，以不断完善和优化新系统的运作，更好地满足用户的需求，并最大限度地发挥数字化的创新潜力和效率提升。

在这一努力中，所有相关利益方的合作与参与——从政策决策者到ORCT的管理层和员工，再到商业界和民间社会的代表——都是至关重要的。

除了实施过程中面临的直接挑战，ORCT的新信息系统应被视为对罗马尼亚经济和社会未来的战略投资。它可以为更高效、更透明、更能响应公民需求的公共管理铺平道路，并有助于创造有利于创业和创新发展的环境。

然而，为此，ORCT的数字化必须被视为一种手段，而不是目的本身，以便为所有利益相关者创造真正的附加值。其成功的衡量标准最终将不是平台的技术性能，而是对罗马尼亚人生活和经济活动的实际影响。

我们将拭目以待这个项目在未来几年如何发展，以及如何利用它带来的机会。然而，有一点是肯定的：ORCT的数字化是罗马尼亚国家改革和适应未来需求能力的关键测试。如何管理这个测试将对我们国家在数字时代的发展产生深远而持久的影响。

最新统计 - ONRC的情况

申请Dambovita ORCT主任

在会议上，Dambovita ORCT 的主任要求提供关于 ORCT 绩效的统计数据。尽管 BERC 中的信息并不完美，但我们对注册者的绩效进行了分析。

她的目标是明确指出以下几点：

1. 如果问题是适应新应用程序，正如Momeu女士和ONRC管理层所说： 由于大约90%的注册机构存在性能问题，只有少数（之前文件数量较少的机构）能够处理更多的文件，这可能是由于来自需要处理更多文件的注册处的文件涌入，以及在解决积压问题时面临的额外压力。
   
   平均解决性能下降了40%，而表现最好的注册者在过渡到新系统时下降了60%至80%，这是一个极其严重的问题。
2. 如果我们可以期待在未来几周内情况有所改善： 由于新应用程序的巨大低效，情况每天都在恶化。每周都有一些微不足道的改进（只有几个百分点），但远远不足以提高200-300%的性能，这是今年解决积压问题所必需的。

揭穿工作会议中假设的虚假证明

工作会议包括来自管理层和Momeu女士的多项与现实相矛盾的声明，我们将在接下来的几天内努力对此进行深入探讨。

原则上将讨论以下方面：

1. 错误的认知认为问题在控制之中并正在解决中： 改进的速度非常缓慢，这种情况可能导致问题持续存在的风险。
2. 对ONRC员工的攻击，认为问题是他们的错： 不合理的情况，通过更详细的统计分析可以证明这一点。
3. 关于项目规定的义务及其“必要实施”的论点： 我们将讨论为什么实施不当，而正确的实施将纠正司法部代表所指控的情况。