Торговый реестр - Внутренняя информация
Сводка по стенограммам заседания между директорами территориальных регистров, генеральным директором Валентиной Бурдеску и государственным секретарем Роксана Симона МОМЕУ
Мы будем рассматривать каждую отчетность с осторожностью и публиковать каждое право на ответ в виде выделенного блока (как этот), в котором мы представим переданную информацию.
Мы считаем, что использование ИИ упрощает обработку заседания, которое длилось более 225 минут, и добавляет объективности статье.
Я в целом проверил статью, и она соответствует требованиям, охватывая примерно 120 минут прослушивания из видео. Однако, учитывая большое количество часов и объем информации, 100% проверка нюансов затруднительна. Поэтому будьте внимательны к возможным ошибкам, и для получения дополнительных деталей обратитесь к записи и транскрипции ниже.
Источник информации представляет собой заседание по управлению критическими ситуациями, которые повлияли на функциональность ONRC, раскрытые информаторами для выявления возможных нарушений законодательства, либо косвенно, ставя регистраторов в невозможность решения вопросов, либо напрямую через нецелевое распределение европейских фондов.
Совещание длилось примерно 3 часа и 45 минут и было обработано автоматически с помощью ИИ. Оно проводилось на Microsoft Teams, и в нем участвовали все региональные директора или их заместители, а также члены TotalSoft, МЖ (госпожа Момеу Роксана-Симона) и госпожа Валентина Бурдеску.
Презентация новой информационной системы
Новая информационная система, внедренная на уровне ORCT, была разработана с целью интеграции всех необходимых функций и услуг для регистрации, изменения и ликвидации юридических лиц в единую платформу. Ее архитектура была задумана для обеспечения лучшего управления данными, легкой взаимосвязи с другими базами данных государственных учреждений и удобного интерфейса для заявителей.
Основные функции системы включают:
- Онлайн-регистрация заявок соискателями с возможностью прикрепления документов в электронном формате
- Автоматическое распределение заявок между доступными операторами и регистраторами на национальном уровне
- Автоматическая проверка компетенций и условий формы или содержания для каждого типа запроса
- Автоматическая генерация документов и сертификатов в электронном формате
- Возможность осуществления онлайн-платежей за услуги
- Интеграция с базами данных партнерских учреждений (например, ANAF, Официальный монитор и т.д.)
- Отчеты и анализ в реальном времени по деятельности и показателям эффективности
По сравнению со старой системой, новая платформа обещала ряд преимуществ как для сотрудников ORCT, так и для заявителей: сокращение времени обработки заявок, устранение человеческих ошибок, повышение прозрачности, снижение затрат и бюрократии. Также планировалась стандартизация рабочих процедур на национальном уровне и оптимизация распределения человеческих ресурсов в зависимости от объема работы.
Реализация системы была запланирована в несколько этапов, начиная с разработки и тестирования основных функций, миграции данных из старой системы, обучения персонала и заканчивая запуском в эксплуатацию и поэтапным расширением онлайн-услуг для заявителей. Установленные сроки были амбициозными, но оправданными необходимостью быстрой модернизации услуг ORCT.
Тем не менее, реальность показала, что дела обстоят не так просто, как казалось на бумаге. Технические проблемы начали возникать уже в первые дни после запуска, вызывая разочарование и недовольство среди сотрудников и заявителей. Об этих проблемах мы подробно обсудим в следующей главе.
Общие технические проблемы
Хотя тестат С самого начала работы новая информационная система столкнулась с многочисленными ошибками и сбоями. Сотрудники ORCT сообщали о трудностях с доступом к системе, потерях введенных данных, внезапных закрытиях приложения и очень длительном времени отклика на простые запросы.
Сотрудники TotalSoft уточнили, что реальных тестирований не проводилось.
Искусственный интеллект сообщает, что программа была протестирована, поскольку целью заседания было также создание идеи о том, что никто не виноват, и что то, что происходит с ONRC, является нормальным, а идеи о нормальности ошибок часто обсуждались.
Все это привело, помимо неэффективности и потерь времени, к глубочайшему разочарованию и демотивации среди операторов и регистраторов.
Одной из самых частых жалоб были отсутствующие или неработающие функции системы. Например, в первые месяцы после запуска не удалось сгенерировать ряд жизненно важных документов для деятельности ORCT, таких как свидетельства о регистрации или резолюции директора.
Кроме того, система не позволяла регистрировать определенные изменения в статусе компаний, такие как ликвидации или исключения, что приводило к ошибкам и сбоям. Эти недостатки вынудили сотрудников прибегать к аварийным решениям, таким как ручная выдача документов или параллельное использование старой системы, что еще больше замедлило работу.
Еще одна серьезная проблема возникла при обработке заявок, поданных онлайн соискателями. Хотя идея разрешить регистрацию заявок и прикрепление документов через портал является щедрой, ее реализация оставляет желать лучшего.
Система не имела достаточного количества фильтров для проверки вводимой информации и прикрепленных документов, а в случае ошибки не генерировала четкие уведомления для заявителя.
Результатом стало большое количество неполных или ошибочных заявок, которые поступили к операторам и потребовали многочисленных уточнений и дополнений. Фактически, вместо того чтобы оптимизировать работу, онлайн-заявки еще больше усложнили ее.
Наконец, было зафиксировано множество случаев, когда изменения, внесенные в систему (например, изменение юридического адреса или участников компании), не отражались в последующих сгенерированных документах или в взаимосвязанных базах данных. Эти сбои вызвали путаницу и поставили под сомнение правильность и целостность данных, управляемых ORCT.
Все эти технические проблемы способствовали созданию стрессовой и неэффективной рабочей среды для сотрудников ORCT, которые были вынуждены справляться с гораздо более сложными и времязатратными задачами по сравнению с предыдущим периодом.
На фоне уже существующего дефицита персонала во многих офисах, эти трудности быстро привели к значительным задержкам в обработке заявок. Но к этим аспектам мы вернемся в следующих главах.
К сожалению, устранение технических проблем оказалось длительным процессом, несмотря на усилия команд разработчиков и многочисленные обновления системы. Даже спустя месяцы после запуска сотрудники продолжали сообщать об ошибках и сбоях, что свидетельствует о том, что первоначальное проектирование и тестирование платформы были недостаточно строгими.
Это правда, что любая новая информационная система сталкивается с "детскими болезнями" и требует периода отладки и адаптации. Однако в случае ORCT масштаб и настойчивость проблем значительно превысили ожидания и вызвали высокий уровень неудовлетворенности среди всех участников.
Вывод заключается в том, что, несмотря на добрые намерения, ошибки проектирования и внедрения новой информационной системы оказали значительное негативное влияние на деятельность ORCT, по крайней мере, в первые месяцы после запуска.
Остается увидеть, будут ли технические проблемы полностью устранены и достигнет ли платформа в конечном итоге поставленных целей. Однако до тех пор сотрудники ORCT вынуждены адаптироваться и находить временные решения для обеспечения непрерывности услуг.
Влияние на человеческие ресурсы
Технические проблемы и сбои новой информационной системы оказали значительное влияние на человеческие ресурсы в ORCT. Сотрудникам пришлось справляться с гораздо более сложными и времязатратными задачами, в то время как многие офисы уже сталкивались с серьезной нехваткой персонала.
Одной из самых больших проблем стало снижение производительности операторов и регистраторов после перехода на новую систему. Если раньше оператор в среднем обрабатывал 50-60 заявок в день, то теперь едва справляется с 20-30.
Причины многообразны: от необходимости вручную вводить множество дополнительных данных до длительного времени отклика системы и частых ошибок, которые вынуждают повторять операции. Все это вызвало разочарование и демотивацию среди сотрудников, которые ощущают, что их работа стала гораздо более сложной и менее эффективной.
С другой стороны, регистраторы жалуются, что у них больше нет времени детально анализировать каждое дело, так как они вынуждены поспевать за быстрым темпом, установленным системой. Теперь им необходимо проверять гораздо больше аспектов и использовать новые функции, что требует от них дополнительного усилия для концентрации и адаптации.
Кроме того, случайное распределение дел на национальном уровне приводит к тому, что регистраторы получают на рассмотрение заявки из других регионов с различными особенностями и сложностями, что еще больше усложняет их работу.
Эти трудности были усугублены недостаточной подготовкой персонала к использованию новой системы. Хотя были организованы учебные сессии, они оказались слишком теоретическими и недостаточно ориентированными на практические проблемы, с которыми сталкиваются в текущей деятельности. Многие сотрудники жаловались, что им пришлось учиться "на ходу", методом проб и ошибок, как использовать новые функции и решать возникающие ошибки. Отсутствие четких руководств и рабочих процедур привело к тому, что каждый начал импровизировать и разрабатывать свои собственные "ярлыки", что привело к отсутствию единообразия и согласованности в обработке заявок.
В таких условиях неудивительно, что многие сотрудники стали настороженными или даже враждебными к новой системе. Некоторые прибегли к уловкам, чтобы избежать использования определенных модулей или передать задачи коллегам, в то время как другие открыто выразили свое недовольство и потребовали возвращения к старым процедурам. Эти настроения лишь усугубили хаос и еще больше снизили продуктивность.
Чтобы противодействовать этим негативным последствиям, руководство ORCT приняло ряд мер, таких как увеличение штата за счет найма и перевода сотрудников, организация дополнительных учебных сессий и предоставление прямой помощи со стороны разработчиков системы. Также была предпринята попытка улучшить коммуникацию с сотрудниками, чтобы объяснить им долгосрочные преимущества цифровизации и заверить их в поддержке руководства в преодолении временных трудностей.
Тем не менее, влияние проблем на моральный дух и мотивацию сотрудников остается значительным. Многие из них работают сверхурочно, чтобы справиться с накопившимися задолженностями, в то время как другие ушли на больничный из-за стресса и выгорания. Некоторые даже уволились, считая, что давление и объем работы стали невыносимыми.
Ясно, что решение технических проблем системы — это только первый шаг к нормализации работы ORCT. Не менее важными будут меры по улучшению условий труда, мотивации и профессионального развития сотрудников. Без хорошо подготовленного, стабильного и преданного персонала даже самая эффективная информационная система будет давать сбои и вызывать недовольство.
Проблема накопленных задолженностей
Одним из самых заметных и тревожных последствий дисфункций новой информационной системы стало накопление значительных задолженностей в обработке заявок, поданных соискателями. Фактически, во всех офисах регистра торговли в стране образовались очереди нерешенных дел, некоторые из которых значительно превышают законные сроки обработки.
Причины этого явления многочисленны и взаимозависимы. Прежде всего, как мы показали в предыдущих главах, снижение производительности сотрудников из-за технических проблем и сложности новых процедур сделало невозможным обработку заявок в том темпе, в котором они были поданы.
На практике, каждый день в очередь добавляется больше дел, чем решается, что приводит к постоянному увеличению задолженности.
Во-вторых, нехватка персонала во многих офисах приводит к тому, что количество доступных сотрудников недостаточно для справления с объемом работы.
Даже при постоянных усилиях и дополнительных часах работы просто недостаточно людей, чтобы обрабатывать все заявки вовремя. Эта ситуация была усугублена волной больничных и увольнений, возникших после внедрения новой системы, что еще больше снизило мощность обработки.
Наконец, часть вины также лежит на неэффективном распределении человеческих ресурсов на национальном уровне. Из-за случайного распределения дел некоторые офисы внезапно столкнулись с объемом работы, который они не могли справиться, в то время как другие остались с недостаточно загруженными сотрудниками.
Этот дисбаланс сделал невозможным унификацию сроков решения и способствовал углублению различий между регионами.
Последствия накопления задолженности многочисленны и серьезны. Для заявителей задержки в рассмотрении заявок означают дополнительные расходы, потерю бизнес-возможностей и даже блокировки в деятельности компаний.
Представьте себе, что значит для предпринимателя ждать недели или месяцы, чтобы получить свидетельство о регистрации или подтверждение, без которых он не может получить финансирование или участвовать в тендере.
Все эти задержки в конечном итоге приводят к экономическим потерям и снижению конкурентоспособности румынской деловой среды.
С другой стороны, для сотрудников ORCT задолженности представляют собой дополнительный стресс и постоянный источник давления и недовольства. Многие из них работают сверхурочно и по выходным, пытаясь сократить количество нерешенных дел, жертвуя своим свободным временем и семейной жизнью.
Тем не менее, их усилия, похоже, напрасны, поскольку темпы накопления задолженности значительно превышают их возможности обработки.
В этих условиях руководство ORCT было вынуждено принять ряд экстренных мер, чтобы попытаться сократить количество задолженностей. Одной из них стало продление рабочего времени с клиентами и увеличение числа сотрудников на стойках, чтобы обработать больший объем заявок и тем самым освободить больше времени для решения уже поданных дел.
Другой мерой стало приоритизирование определенных типов заявок, считающихся срочными или имеющими значительное влияние на заявителей, таких как заявки на ликвидацию, исключение, слияние или проекты с европейским финансированием.
Попытались таким образом снять напряжение в очередях и обеспечить приоритетное рассмотрение дел с высокой ставкой.
Наконец, была предпринята попытка перераспределения задач между территориальными офисами, с целью передачи некоторых дел от наиболее загруженных к менее загруженным.
Однако эта мера вызвала новые недовольства как со стороны сотрудников, которые внезапно столкнулись с еще большим объемом работы, так и со стороны недовольных заявителей, чьи дела безрезультатно передаются по стране.
Несмотря на все эти усилия, проблема задолженности далека от решения. На уровне августа в некоторых офисах количество нерешенных дел превышало 1000, а среднее время ожидания составляло 2-3 месяца.
Ясно, что решение этой проблемы не может быть лишь временным и ограниченным аварийными мерами. Оно требует переосмысления всей рабочей системы и адаптации производственных мощностей к реальным потребностям экономической среды.
Тем не менее, до этого момента задолженности остаются острой проблемой и постоянным источником недовольства для всех заинтересованных сторон.
Превышение их будет серьезным испытанием для управления ORCT и для способности системы оптимизироваться и быстро реагировать на запросы со стороны бизнес-среды.
Споры, связанные с распределением дел
Одним из самых спорных решений, принятых с внедрением новой информационной системы, стало случайное распределение дел на национальном уровне. Фактически, заявки, поданные заявителями, больше не обрабатываются обязательно сотрудниками территориального офиса, к которому они принадлежат, а автоматически распределяются между любыми доступными операторами и регистраторами по всей стране.
Аргументы в пользу данного подхода были связаны, прежде всего, с необходимостью унификации рабочих процедур и интерпретации законодательства на уровне всей страны.
Было предложено устранить несоответствия и неунифицированные практики между территориальными офисами, которые иногда приводили к дискриминационному обращению с заявителями.
Кроме того, было отмечено, что национальное распределение дел позволит более эффективно использовать доступные человеческие ресурсы, поскольку некоторые офисы сталкивались с острым дефицитом персонала, в то время как другие имели неиспользуемые мощности для обработки.
Наконец, было аргументировано, что случайное распределение снизит риски коррупции и предпочтительного обращения, поскольку заявитель больше не сможет "выбирать" чиновника, который будет обрабатывать его заявку, и не сможет влиять на принятое решение.
На практике, его дело будет передано случайно выбранному оператору и регистратору, без связи с регионом происхождения.
Несмотря на эти аргументы, решение вызвало множество споров и недовольств как среди сотрудников ORCT, так и среди заявителей. Основным контраргументом было игнорирование местных особенностей и конкретных потребностей бизнес-среды в каждом округе. Считалось, что регистраторы и операторы из определенного территориального офиса гораздо лучше понимают и могут ответить на специфические потребности заявителей из данного региона, учитывая их опыт и глубокие знания.
На практике, они могут предложить гораздо более адаптированную и эффективную услугу, чем "назначенные" чиновники из других уголков страны, не имеющие никакого отношения к местным реалиям.
Кроме того, сотрудники ORCT жаловались на то, что новый способ распределения значительно усложняет их работу и снижает продуктивность. Назначение дела из другого округа требует от них дополнительных усилий для понимания местных особенностей, общения с заявителем и получения необходимой информации или документов для решения вопроса. Все это требует времени и энергии, учитывая, что они уже сталкивались с большим объемом работы и давлением накопленных задолженностей.
Для заявителей основной причиной недовольства стало размывание ответственности и обязательств за рассмотрение их заявок. Фактически, у них больше нет четкого и стабильного контактного лица в лице местного регистратора, их передают от одного чиновника к другому, не имея уверенности в том, что их дело находится в руках кого-то, кто действительно понимает их ситуацию и конкретные потребности.
Кроме того, возникло множество ситуаций, когда коммуникация между заявителями и назначенными чиновниками была недостаточной, что привело к задержкам и необходимости подачи дополнительных заявлений для уточнения или дополнения.
Несмотря на эти аргументы, руководство ORCT осталось непоколебимым в своей позиции, считая, что преимущества случайного распределения на национальном уровне превышают неудобства и что эта модель является единственным способом обеспечения целостности и единообразия процедур. Тем не менее, были предприняты попытки найти компромиссные решения, которые в определенной степени учитывали бы пожелания сотрудников и заявителей.
Una dintre aceste soluții a fost păstrarea unei "cote" de repartizare locală a dosarelor, în sensul că un procent de 30-40% din cererile depuse într-un județ să fie în continuare procesate de către angajații oficiului teritorial respectiv. S-a dorit astfel menținerea unei legături minime între solicitanți și registratorii locali, care să poată oferi un minim de asistență și îndrumare specifică. Restul dosarelor urmează a fi distribuite aleatoriu la nivel național, conform algoritmului inițial.
O altă propunere a vizat posibilitatea solicitanților de a "opta" pentru procesarea locală a dosarului, în anumite condiții și cu asumarea unor costuri suplimentare. Practic, cei care doresc în mod expres ca cererea lor să fie soluționată de oficiul teritorial de proveniență vor putea solicita acest lucru, plătind însă o taxă mai mare decât în cazul repartizării aleatorii.
S-a considerat că această opțiune ar fi benefică în special pentru firmele mari sau pentru investitorii străini, care au nevoie de asistență specializată și de o comunicare mai strânsă cu autoritățile locale.
На заседании неоднократно обсуждался вопрос о возвращении к старой системе в отсутствие распределения, и в качестве причин существования этой системы были названы принципы борьбы с коррупцией, а также отсутствие выбора "премиум" услуги, и нам не удалось выявить в стенограммах моменты, в которых эти сведения были изложены.
Однако помимо этих конкретных решений остается вопрос, действительно ли модель национального случайного распределения оптимальна и соответствует реальным потребностям бизнес-среды в Румынии.
Существуют все еще голоса, которые утверждают, что услуги регистра торговли должны оставаться привязанными к местным экономическим реалиям, и что чрезмерная централизация рискует привести к разрыву между властями и заявителями. С другой стороны, общая тенденция на уровне Европы заключается в унификации и даже в взаимосвязывании процедур и баз данных с целью облегчения свободного движения услуг и капиталов.
Вероятно, истина находится где-то посередине, и оптимальное решение будет заключаться в балансе между потребностями стандартизации и требованиями адаптации к местным условиям. Остается увидеть, будет ли текущая модель случайного распределения со временем скорректирована для лучшего соответствия этим требованиям или она останется в своем нынешнем виде как выражение централизованного подхода к государственным услугам.
Независимо от исхода, споры по этой теме далеки от завершения и, вероятно, продолжат вызывать дебаты и недовольство среди всех заинтересованных сторон. Важно, чтобы эти споры управлялись конструктивно и прозрачно, а принятые решения учитывали реальные интересы и потребности бизнес-среды.
Отношения с заявителями и специалистами
Внедрение новой информационной системы оказало значительное влияние и на отношения между ORCT и его заявителями, будь то предприниматели, представители компаний или профессионалы, такие как адвокаты, нотариусы или юридические консультанты. Фактически, вся модель взаимодействия и предоставления услуг была переопределена, с соответствующими преимуществами и недостатками.
Теоретически, основным преимуществом для заявителей должно было стать упрощение и оптимизация процедур регистрации и получения необходимых информации и документов.
Возможность подавать заявки онлайн, загружать документы в электронном формате и осуществлять платежи удаленно должна была значительно сократить время ожидания и поездки в офисы. Также стандартизация форм и процедур на национальном уровне должна была устранить путаницу и различные интерпретации от одного офиса к другому.
Однако на практике дела обстояли не совсем так, как ожидалось. Технические проблемы системы, упомянутые в предыдущих главах, напрямую повлияли на отношения с заявителями.
Они часто сталкивались с невозможностью подачи заявок онлайн из-за блокировок или ошибок платформы, трудностей с загрузкой документов или отсутствия ответа от учреждения на запросы о помощи. Фактически, вместо того чтобы упростить взаимодействие, новая система усложнила его и вызвала разочарование и недовольство среди пользователей.
Еще одной проблемой, о которой сообщали заявители, была недостаточная прозрачность и предсказуемость процесса рассмотрения заявок. Случайное распределение дел на национальном уровне привело к тому, что они больше не знали, кто обрабатывает их запросы и на каком этапе они находятся.
На практике они потеряли "нить" своих дел и возможность напрямую общаться с регистраторами для получения информации или уточнения определенных аспектов. Эта нехватка прозрачности создала восприятие "полосы препятствий" в отношениях с ORCT и снизила доверие к способности учреждения быстро и эффективно реагировать на запросы.
Наконец, профессионалы, оказывающие помощь компаниям в отношениях с торговым регистром (адвокаты, нотариусы, консультанты), жаловались на то, что новая система значительно усложняет их работу.
Они были привыкли общаться напрямую с местными регистраторами, подавать и забирать документы в физическом формате и обсуждать определенные аспекты дел. Все эти практики стали значительно более сложными или даже невозможными в условиях случайного распределения заявок и общения, посредничеством платформы.
На практике "личные отношения" с регистратором были заменены на безличное и затруднительное взаимодействие с информационной системой, что вызвало недовольство и сопротивление со стороны некоторых из этих профессионалов.
Чтобы ответить на эти проблемы, руководство ORCT приняло ряд мер, направленных на улучшение коммуникации и отношений с заявителями.
На практике, многие директора жаловались, что люди недовольны тем, что не знают, к кому обратиться и как получить информацию о своих делах, и что личные отношения не касаются влияния, а скорее доступности информации.
Многие предпочитают позвонить кому-то, чем искать информацию в приложении или отправлять заявку по электронной почте и ждать ответа 20 дней.
Одним из этих шагов стало создание специализированного колл-центра, который будет принимать запросы на помощь от пользователей и предоставлять им руководство и поддержку в использовании новой системы.
Кроме того, в каждом территориальном офисе были назначены контактные лица, которые будут управлять отношениями с профессионалами и предоставлять им информацию о статусе дел.
Еще одна мера была направлена на улучшение интерфейсов и рабочих инструментов, предоставляемых заявителям на онлайн-платформе. Пытались упростить формы, предоставить четкие и интуитивно понятные инструкции для каждой операции и ввести механизмы проверки и предотвращения ошибок при заполнении заявок. Кроме того, был расширен спектр доступных онлайн-услуг, чтобы сократить необходимость поездок в офисы.
Наконец, были организованы обучающие сессии и презентации новой системы для профессионалов, с целью ознакомления их с новыми процедурами и упрощения взаимодействия с ORCT. Таким образом, делался акцент на том, что лучшее понимание механизмов работы платформы со временем приведет к увеличению уровня ее принятия и использования.
Несмотря на эти усилия, отношения с заявителями и профессионалами остаются одной из основных проблем внедрения новой информационной системы. Изменение устоявшихся практик и менталитетов не может произойти за одну ночь и требует постоянных усилий по коммуникации и адаптации со стороны всех участников.
Важно, чтобы ORCT оставался открытым для отзывов и предложений от своих пользователей и продолжал улучшать систему, чтобы лучше удовлетворять их потребности.
В конечном итоге успех новой платформы будет в значительной степени зависеть от ее способности предоставлять качественные, оперативные и прозрачные услуги для деловой среды. И это будет невозможно без тесного и конструктивного сотрудничества между учреждением и его получателями.
Извлеченные уроки и следующие шаги
Опыт внедрения новой информационной системы в ORCT предоставляет ряд ценных уроков для всех, кто участвует в цифровизации государственных услуг в Румынии.
Хотя проект был инициирован с благими намерениями и амбициозным видением модернизации, он столкнулся с многочисленными трудностями и препятствиями, которые повлияли на его функциональность и эффективность. Тем не менее, тщательный анализ этих вызовов может помочь в выявлении решений и улучшении будущих инициатив подобного рода.
Одним из основных выводов является то, что успех такого проекта в значительной степени зависит от качества его подготовки и планирования. Разработка сложной информационной системы требует не только адекватных финансовых и технических ресурсов, но и глубокого понимания процессов и реальных потребностей учреждения и его бенефициаров.
В случае ORCT, похоже, что некоторые ключевые аспекты, такие как специфика деятельности регистраторов или взаимодействие с заявителями, не были должным образом проанализированы и интегрированы в первоначальное проектирование системы, что впоследствии привело к дисфункциям и необходимости значительных корректировок.
Кроме того, было доказано, что тщательное тестирование функциональности и производительности системы перед ее запуском в эксплуатацию является необходимым для предотвращения последующих проблем.
Хотя всегда существует давление для соблюдения сроков и выделенных бюджетов, жертвование этапом тестирования и контролируемого "обкатки" может оказаться контрпродуктивным в долгосрочной перспективе.
В случае ORCT, возникшие сразу после запуска неисправности серьезно повлияли на деятельность учреждения и вызвали волну недовольства со стороны сотрудников и заявителей, которые восприняли новую систему как "недоработанную" и неподготовленную для массового использования.
Еще один важный урок касается необходимости более гибкого и итеративного подхода к реализации таких проектов. Вместо того чтобы полагаться на стратегию "большого взрыва" с общим запуском в определенную дату, возможно, более целесообразно будет поэтапное внедрение новых функций, параллельно с временным сохранением старых процедур.
Это позволит более тщательно отслеживать влияние изменений и постоянно корректировать систему в зависимости от отзывов пользователей. Кроме того, это снизит риск массовых сбоев и предоставит "план Б" на случай серьезных проблем.
Наконец, активное участие и глубокая подготовка персонала учреждения являются критически важными факторами для успеха проекта цифровизации. В случае ORCT было замечено, что многие проблемы и задержки возникли из-за недостатка подготовки и мотивации сотрудников для использования новой системы.
Лучшей стратегией внутренней коммуникации, практического обучения и стимулирования адаптации к изменениям могло бы стать предотвращение части этих трудностей и обеспечение более широкого принятия и использования цифровых инструментов.
Исходя из этих выводов, план действий на ближайший период должен сосредоточиться на нескольких основных направлениях:
- Продолжение разработки и оптимизации функциональности информационной системы на основе отзывов пользователей и выявленных приоритетов. Важно, чтобы ошибки и проблемы, о которых сообщается, устранялись как можно быстрее, а интерфейсы и рабочие процессы постоянно улучшались для удовлетворения реальных потребностей сотрудников и заявителей.
- Расширение доступных онлайн-услуг и увеличение их использования компаниями и профессионалами. Это предполагает как улучшение функциональности портала, так и более эффективное общение и продвижение его преимуществ среди целевой аудитории. Целью должно быть то, чтобы подавляющее большинство взаимодействий с ORCT можно было осуществлять через электронные средства, без необходимости посещения офисов.
- Постоянное обучение и мотивация сотрудников для эффективного использования новой системы. Помимо первоначальных учебных сессий, необходима постоянная программа развития цифровых навыков и поощрения культуры инноваций и непрерывного улучшения в учреждении. Сотрудники должны стать активными партнерами в оптимизации рабочих процессов и повышении качества услуг, предоставляемых через платформу.
- Улучшение коммуникации и прозрачности в отношениях с заявителями и профессионалами. Это предполагает предоставление четкой и актуальной информации о статусе дел, о процедурах, которые необходимо соблюдать, и о контактных лицах в учреждении. Также необходимо создать эффективные каналы для сбора отзывов и предложений от пользователей и оперативного реагирования на их запросы.
- Оценка воздействия новой системы на бизнес-среду и ее корректировка в зависимости от выявленных потребностей. Важно, чтобы ORCT оставался на связи с экономической реальностью и постоянно адаптировал предлагаемые услуги, чтобы наилучшим образом соответствовать ожиданиям и требованиям предпринимателей. Это может включать пересмотр определенных процедур или функциональных возможностей системы, которые оказываются неэффективными или неподходящими.
Помимо этих конкретных мер, долгосрочной задачей остается преобразование ORCT в по-настоящему цифровую институцию, которая будет предоставлять услуги высокого качества и способствовать развитию бизнес-среды в Румынии. Это потребует не только постоянных инвестиций в технологии и подготовку персонала, но и глубоких изменений в мышлении и организационной культуре.
Новая информационная платформа является важным первым шагом в этом направлении, но путь долог и полон вызовов. Уроки, извлеченные из этого опыта, могут способствовать формированию более четкого видения и долгосрочной стратегии для цифровизации ОРКТ и других аналогичных государственных учреждений. Важно, чтобы усилия продолжались, и все заинтересованные стороны - принимающие решения, сотрудники, заявители - работали вместе для создания эффективной, прозрачной системы, ориентированной на реальные потребности экономики и общества.
Заключение
Внедрение новой информационной системы в Национальном офисе регистрации торговли, безусловно, является одним из самых амбициозных и сложных проектов цифровизации государственных услуг в Румынии.
Помимо своей технической стороны, эта инициатива имеет глубокие последствия для функционирования учреждения, его отношений с бизнес-средой и, в конечном итоге, для динамики и экономических показателей страны.
Проблемы, с которыми мы столкнулись в процессе - от технических неисправностей платформы до сопротивления изменениям со стороны части персонала и недовольства некоторых категорий заявителей. - "отражает сложность и присущую трудность такого трансформационного проекта".
Однако это не должно затмевать преимущества и возможности, которые цифровизация ORCT приносит предпринимателям, профессионалам и обществу в целом.
Конечно, путь длинный и усеян препятствиями, и изменения не могут произойти за одну ночь. Тем не менее, уроки, извлеченные из предыдущего опыта, должны быть использованы для постоянного совершенствования и оптимизации работы новой системы, чтобы лучше удовлетворять потребности пользователей и максимально реализовать инновационный и эффективный потенциал цифровизации.
В этом усилии сотрудничество и вовлеченность всех заинтересованных сторон - от политиков до руководства и сотрудников ORCT, а также представителей бизнеса и гражданского общества - будут иметь решающее значение.
Помимо непосредственных вызовов, связанных с его внедрением, новая информационная система ORCT должна рассматриваться как стратегическая инвестиция в будущее румынской экономики и общества. Она может открыть путь к более эффективному, прозрачному и отзывчивому государственному управлению, а также способствовать созданию благоприятного климата для развития предпринимательства и инноваций.
Однако для этого цифровизация ORCT должна рассматриваться не как цель сама по себе, а как средство для создания реальной добавленной стоимости для всех заинтересованных сторон. Успех будет определяться не техническими характеристиками платформы, а конкретным воздействием, которое она окажет на жизнь и экономическую деятельность румын.
Остается увидеть, как будет развиваться этот проект в ближайшие годы и как будут использованы возможности, которые он предоставляет. Однако одно можно сказать с уверенностью: цифровизация ORCT является критическим испытанием для способности румынского государства реформироваться и адаптироваться к требованиям будущего. То, как будет управляться это испытание, окажет глубокое и долговременное влияние на развитие нашей страны в цифровую эпоху.
Актуальная статистика - Ситуация в ONRC
Запрос на директора ORCT Дымбовица
На заседании директор ORCT Дымбовита запросил статистику по производительности ORCT. Хотя информация из BERC не идеальна, мы провели анализ производительности по регистратору.
Её цель заключается в том, чтобы подчеркнуть, в частности, следующее:
- Если проблема заключается в адаптации к новому приложению, как говорит госпожа Момеу и руководство ONRC: Это связано с тем, что проблема значительно сниженной производительности существует у ~90% регистраторов, и только у очень немногих (с небольшим количеством дел ранее) регистраторов больше дел, возможно, из-за наплыва дел из реестров с большим количеством дел для решения и дополнительным давлением на усилия по устранению накопившихся дел.
Средняя производительность решения снизилась на 40%, а наиболее эффективные регистраторы показали снижение от 60% до 80% при переходе на новую систему, что является крайне проблемным аспектом. - Если мы можем ожидать улучшения ситуации в ближайшие недели: Ситуация ухудшается с каждым днем из-за огромной неэффективности нового приложения. С каждой неделей происходят улучшения, но они незначительны в решении проблемы (несколько процентов). Этого совершенно недостаточно для увеличения производительности на 200-300%, что необходимо для решения накопившихся задач в этом году.
Опровержение и доказательство ложности гипотез на рабочем заседании
Рабочее заседание включает в себя несколько утверждений со стороны руководства и госпожи Момеу, которые противоречат действительности, аспекты, которые мы постараемся развить в ближайшие дни.
В принципе, будут рассмотрены следующие аспекты:
- Ложное восприятие, что проблема находится под контролем и на пути к решению: Улучшения происходят с очень низкой скоростью, что создает опасность того, что проблема может сохраняться.
- Атаки на сотрудников ONRC, аргументы о том, что проблема в их вине: Причины, которые не обоснованы, аспект, который подтверждается любой более детальной статистической анализом.
- Аргументы относительно обязательств, предусмотренных проектом, и "необходимой реализации этих обязательств": Мы обсудим, почему реализация плоха, и как правильная реализация могла бы исправить ситуации, о которых упоминал представитель Министерства юстиции.
