ONRC V2.0 - Lettre Ouverte
Une solution efficace, fonctionnelle et économiquement viable pour les problèmes affectant le lancement de l'ONRC V2.0
Au cours des dernières semaines, l'ONRC a lancé la plateforme ONRC V2.0, une plateforme destinée à améliorer l'accès aux services clés du registre, à réduire les délais de traitement et à moderniser les activités du registre d'ici 2030.
Cependant, la réalité ne pouvait pas être plus éloignée du plan sur papier. La "numérisation" par le lancement de la nouvelle plateforme a été frappée par des échecs de développement, des tests précaires ou même inexistants avant le lancement et, finalement, la construction d'une plateforme sans une base technique solide sur laquelle il serait possible de construire à l'avenir.
Quels problèmes rencontre la plateforme ONRC V2.0 ?
D'après les informations publiées dans l'espace public concernant la plateforme ONRC V2.0, nous avons les informations suivantes sur la plateforme :
Erreurs persistantes
Il est évident qu'il y a une prévalence énorme d'erreurs lors de la complétion des formulaires via la plateforme publique MyPortal.ONRC.ro.
De plus, les mêmes problèmes semblent également affecter les systèmes de back-office utilisés par le personnel de l'ORCT, qui est légitimement frustré par l'indisponibilité du système. Bien que ce ne soit pas de leur faute, ils sont la cible des frustrations et des mécontentements légitimes des bénéficiaires, qu'ils soient entrepreneurs ou professionnels.
En conséquence, la vitesse de traitement des dossiers a diminué de 77 % depuis la mise en œuvre de l'ONRC v2.0. Avec cette vitesse de traitement, plus de dossiers restent en attente le lendemain que ceux qui sont résolus, donc le stock de dossiers augmente, tout comme les délais de report.
Alors que nous nous attendions à l'inverse, la performance semble avoir diminué au cours de la deuxième semaine suivant le lancement, ce qui peut révéler plusieurs choses :
- La fatigue des employés de l'ORC, ayant un impact sur la réduction de la performance.
- L'accumulation de plus de problèmes système que ceux résolus.
- Montrez que l'adaptation à la nouvelle plateforme n'est pas la cause de l'inefficacité, car cela aurait impliqué une amélioration progressive des performances jour après jour, ce qui n'est pas confirmé par les statistiques.
Il est notable que les dossiers qui ont été transmis en dehors de la plateforme MyPortal.ONRC.ro (par exemple : par email, avant publication) ne semblent pas être souvent traités, les demandes via la plateforme étant prioritaires, donc, n'étant pas prises en compte chronologiquement, probablement en raison de la difficulté à saisir les données dans le système. Par conséquent, le délai moyen de résolution semble ne pas avoir beaucoup augmenté.
UI/UX peu attrayant et non intuitif
La numérisation implique l'analyse des exigences commerciales, c'est-à-dire de tous les actes normatifs obligatoires de l'institution, puis la construction d'une application répondant aux besoins directs.
La numérisation ne signifie pas une reproduction 1:1 de la procédure au guichet physique.ne suppose pas l'implémentation de limitations physiques dans le monde numérique, car si nous mettons en œuvre exactement les éléments qui génèrent des frictions et des efforts supplémentaires au guichet, que résolvons-nous par cela ?
- Un exemple concret serait les réservations de nom, où vous pouvez utiliser un maximum de 3 tentatives de nom, bien que la plateforme permette de vérifier leur disponibilité en temps réel. Si vous ne trouvez pas un nom en 3 tentatives (vous pourriez essayer d'avoir un nom intéressant ou original), recommencez depuis le début et réintroduisez toutes les données, entrepreneur.
- Un autre bon exemple serait l'ENORME longueur du processus d'enregistrement des entreprises sur myportal.onrc.ro, où la quantité d'informations saisies est colossale. Quel est l'intérêt d'introduire un processus aussi long pour établir des censeurs, des clauses d'exception, etc., lorsque ces situations ne concernent moins de 1 % des entreprises, mais prolongent le temps de remplissage de 10 % pour tous les entrepreneurs, à l'exception de ceux-ci ?
Il est inutile d'économiser 50 minutes pour une personne sur 100 si cela complique la vie des 99 autres de 5 minutes. En moyenne, vous avez gaspillé 7 heures de la vie de personnes occupées.
Système avec une scalabilité difficile (problèmes techniques)
Une analyse de la composante accessible au public - MyPortal.ONRC.ro montre clairement que le système n'est pas évolutif, il est probablement beaucoup plus lourd sur les systèmes ONRC, et cela est dû à un développement défaillant :
- Au lieu de conserver les informations sur les demandes dans la mémoire locale de l'ordinateur du client, la plateforme MyPortal.ONRC.ro enregistre et charge toutes les informations depuis le cloud à chaque demande. Cela signifie que le réseau ONRC est considérablement sollicité, et la décision de mise en œuvre a augmenté la pression sur le réseau d'au moins 3 à 4 fois.
- Le système de réservation de noms est mal optimisé, ce qui signifie qu'il faut trop de temps pour vérifier la disponibilité d'un nom. Normalement, la disponibilité du nom devrait pouvoir être vérifiée en temps réel, sur un système similaire à celui utilisé par Incorpo.ro. Le fonctionnement d'Incorpo.ro a déjà été expliqué à l'ONRC dans l'espoir de faciliter le travail de l'équipe technique.
- Il existe des erreurs évidentes dans la génération des documents, la mise en forme étant catastrophique, les actes constitutifs générés étant problématiques, et les validations étant effectuées de manière insuffisante. En raison des risques juridiques engendrés par de tels problèmes, des difficultés ultérieures surviendront, nécessitant des efforts de gestion de crise plutôt que d'amélioration de la plateforme.
Amanari longs, et qui vont croître :
Selon une analyse des dernières données de BERC, jusqu'au 06.08.2024, la vitesse de traitement des demandes par BERC a diminué de pas moins de 77 %.
Cela signifie que les agents d'enregistrement qui travaillaient déjà au-delà de leurs heures pour respecter les délais légaux n'ont plus d'heures dans la journée pour prolonger leur emploi du temps afin d'augmenter de 300 % leur performance de traitement, de sorte à maintenir le seuil de report de 20 à 30 jours.
En d'autres termes, non seulement le nouveau système n'est pas capable de récupérer les temps d'arrêt pendant la migration vers la nouvelle plateforme, mais il augmente également le nombre de demandes qui doivent être reportées chaque jour. Sur environ 2200 demandes soumises chaque jour dans le pays, seulement environ 520 sont résolues.
Comme le montre le graphique, Même si l'ONRC parvient à améliorer sa performance de traitement de 30 % chaque mois, le délai moyen de traitement estimé pour le dépôt de dossiers s'élèvera à 2 mois., pour les déposants qui soumettent leurs demandes en septembre ou octobre.
Et si, en pratique, le nombre de dossiers déposés diminue, nous nous berçant d'illusions que la situation est résolue, cet aspect prouve seulement que la nouvelle plateforme a découragé la création d'entreprises, que ce soit à cause d'une interface utilisateur/expérience utilisateur peu conviviale ou des retards colossaux causés par les mises à jour.
La situation est extrêmement grave, car elle viole les droits des bénéficiaires des services de l'ONRC d'avoir leur demande traitée dans un délai d'une journée ouvrable, en raison des dysfonctionnements du système. Peu importe combien un agent d'enregistrement souhaiterait réussir à traiter une demande en une journée, cela reste impossible sous tous les aspects.
Secţiunea a 7-a Procedura în fața registratorului, Articolul 105, Legea 265/2022
(1) Cererea de înregistrare în registrul comerțului se soluționează de către registrator, pe bază de înscrisuri, în termen de o zi lucrătoare de la înregistrarea cererii.
Il ne faut pas dire que même par la décision initiale de "fermeture" des services essentiels du registre du commerce, une décision a été prise qui a impacté les délais de traitement, en raison du moyen de mise en œuvre choisi par le fournisseur.
Une telle migration se fait sur place, en quelques heures, et non en quelques semaines, et le résultat qui semblait initialement prometteur s'est avéré ne pouvoir excuser absolument rien.
Pour rendre les choses encore plus roses, la Roumanie est en passe d'entrer en infraction, car Directive 2019/1151, qui a été introduit dans le droit interne par La loi 265/2022il a été clairement violé en augmentant les délais de traitement des demandes au-delà du délai imparti de 5 jours :
7) Statele membre se asigură că constituirea online este finalizată în termen de cinci zile lucrătoare, în cazurile în care societatea comercială este constituită în mod exclusiv de către persoane fizice care utilizează formularele-tip prevăzute la articolul 13h, iar în celelalte cazuri în termen de zece zile lucrătoare, de la ultima dintre următoarele date:
(a) data îndeplinirii tuturor formalităților necesare pentru constituirea online, inclusiv primirea tuturor documentelor și informațiilor care sunt conforme cu dreptul intern de către de o autoritate sau de către o persoană sau un organism autorizat în temeiul dreptului intern să gestioneze orice aspect al constituirii societăților comerciale;
(b) data plății unei taxe de înregistrare, a plății în numerar a capitalului social sau a vărsării capitalului social sub formă de aport în natură, îndeplinirea procedurilor prevăzute de dreptul intern.
În cazul în care nu este posibilă finalizarea procedurii în termenele prevăzute la prezentul alineat, statele membre se asigură că solicitantul este informat în legătură cu motivele întârzierii.
Insa, personne n'a été informé des véritables raisons du retard, de l'état de la plateforme, de l'état du système informatique, ni des mesures mises en œuvre pour rectifier ces problèmes, contrairement à la directive.
Incalcari aux principes du RGPD :
Conformément aux réglementations bancaires, les banques doivent finaliser les procédures de KYB/KYC pour l'enrôlement de chaque client, et une partie de ces processus consiste à obtenir le célèbre certificat de constatation de l'ONRC.
Cette procédure est générique, applicable à tous les clients professionnels des banques, et fait des banques un "client" majeur des services de l'ONRC.
Les banques, comme toute entité, fonctionnent grâce à des employés dont la vie privée doit être protégée. Pourquoi un employé de banque doit-il déclarer son lieu de résidence, son numéro de sécurité sociale, et comment cela se rapporte-t-il au principe de minimisation des données ?
Quel intérêt légitime ou quelle motivation peut invoquer l'ONRC ? Le règlement GDPR stipule très clairement que les données collectées doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire, mais la réalité est que le flux complexe et lourd exige également des informations qui ne sont pas du tout pertinentes pour le processus d'enregistrement et ne représentent qu'une méthode de collecte forcée de documents, sans base légale, en raison de la position de fournisseur unique de tels services.
Les institutions publiques refusent souvent de fournir le CV des employés, car la divulgation des postes occupés (et l'expérience du fonctionnaire) serait problématique et violerait le RGPD, mais elles fournissent librement les données des citoyens, qui sont traités selon un autre standard, différent et en violation de la loi.
Articolul 5 - Principii legate de prelucrarea datelor cu caracter personal
(1) Datele cu caracter personal sunt:
[...]
(c) adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate („reducerea la minimum a datelor”);
[...]
Articolul 25 - Asigurarea protecției datelor începând cu momentul conceperii și în mod implicit
(1) Având în vedere stadiul actual al tehnologiei, costurile implementării, și natura, domeniul de aplicare, contextul și scopurile prelucrării, precum și riscurile cu grade diferite de probabilitate și gravitate pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice pe care le prezintă prelucrarea, operatorul, atât în momentul stabilirii mijloacelor de prelucrare, cât și în cel al prelucrării în sine, pune în aplicare măsuri tehnice și organizatorice adecvate, cum ar fi pseudonimizarea, care sunt destinate să pună în aplicare în mod eficient principiile de protecție a datelor, precum reducerea la minimum a datelor, și să integreze garanțiile necesare în cadrul prelucrării, pentru a îndeplini cerințele prezentului regulament și a proteja drepturile persoanelor vizate.
L'impact des problèmes de l'ONRC
Alors que les frustrations et les tensions augmentent parmi les entrepreneurs, les professionnels et les employés de l'ONRC, les problèmes s'accumulent, et même dans une situation idéale, une solution ne semble pas être identifiée et annoncée.
Jusqu'à la résolution des problèmes, examinons les préjudices réels de l'État roumain :
Recettes budgétaires non réalisées
Les entrepreneurs non enregistrés ne cesseront pas leurs activités parce que l'ONRC ne réagit pas rapidement, mais choisiront de travailler dans l'économie souterraine, sans déclarer leurs revenus et sans payer leurs impôts.
Étant donné que l'État est responsable des problèmes rencontrés, les entrepreneurs roumains sont désormais motivés à enfreindre la loi, n'étant pas responsables de la mauvaise gestion du système. Bien que l'État ait des problèmes, les gens ont besoin de vivre, et pour satisfaire nos besoins de subsistance, nous devons travailler. La nécessité de travailler et d'être productifs ne peut être arrêtée par des retards de plusieurs dizaines de jours, voire des mois, à l'ONRC, car le besoin d'argent pour assurer notre existence ne disparaît pas.
Hypothèses pour établir un chiffre estimatif des pertes de l'État
- Nous avons un nombre similaire de formes juridiques d'exploitation qui auraient été enregistrées en 2024 avec les valeurs de 2023 (pour éviter des calculs plus complexes).
- Les valeurs des rapports statistiques de l'ONRC sont réelles, et les fluctuations entre les tendances hebdomadaires sont négligeables.
- 40 % des entrepreneurs décideront de travailler au noir temporairement, tandis que 20 % persisteront dans ce comportement en raison de l'inertie. Nous nous concentrerons uniquement sur ces 20 %.
- Le problème s'étend du 19 juillet 2024 au 29 septembre 2024, un délai suffisant pour résoudre le backlog dans une situation réaliste.
Le calcul effectif
Calcul du nombre quotidien d'immatriculations pour chaque mois :
\[ \frac{10727}{31} \approx 346,03, \quad \frac{11487}{31} \approx 370,55, \quad \frac{12097}{30} \approx 403,23 \]
Détermination du nombre total de jours affectés pour chaque mois :
[ \quad 31 \text{ jours pour juillet}, \quad 31 \text{ jours pour août}, \quad 29 \text{ jours pour septembre} \]
Calcul du total des immatriculations affectées :
\[\left(346,03 \times 13\right) + \left(370,55 \times 31\right) + \left(403,23 \times 29\right) = 4498,42 + 11487,00 + 11693,77 \approx 27679,19\]
Application du pourcentage d'entrepreneurs qui décideront de continuer à travailler au noir :
\[27679,19 \times 0,2 = 5535,84\]
Il est donc presque certain que des milliers d'entrepreneurs en Roumanie ne vont pas enregistrer leur forme légale d'activité auprès de l'ONRC, tandis que les gens travaillent "au noir".
La perte de revenus budgétaires causée par de telles conduites est difficile à estimer avec précision, mais le montant n'est pas négligeable. Si nous considérons que toutes les entreprises contribuent de manière similaire au budget de l'État, une hypothèse erronée mais utile pour une estimation préliminaire, nous arrivons à la conclusion que l'ensemble du fiasco coûtera au budget de l'État 445 millions de RON (0,3337 % du total des recettes de la TVA et de l'impôt sur les sociétés).
Bien que le montant réel se situe plutôt entre 50.000.000 et 100.000.000 millions de RON, car beaucoup s'inscriront éventuellement une fois que les montants obtenus augmenteront, une perte aussi significative dans le budget de l'État ne peut être ignorée.
Les pertes des entrepreneurs de bonne foi et de l'État de droit
Pour les autres entrepreneurs qui choisissent de suivre le bon chemin, le temps perdu peut signifier la perte d'une opportunité commerciale. Il est bien connu que les opportunités sont limitées dans le temps, et en pratique, les retards équivaudront à une véritable sanction de la conformité et du désir de travailler légalement dans le pays.
Nous discutons d'un sujet difficile à quantifier, mais il est plus facile d'identifier les pertes que nous subissons en tant que société en raison de la corruption, du manque de confiance envers les autres et de l'évasion fiscale, qui devient de plus en plus tentante pour les personnes honnêtes qui voient leurs problèmes exponentiels à cause d'un État dysfonctionnel, qui prend des décisions imprudentes et qui n'admet jamais ses erreurs.
Il est certain que ce coup incitera encore quelques entrepreneurs à fuir à l'étranger ou à rejoindre le wagon de l'illégalité ou de la légalité discrétionnaire. Et quand la loi devient une option et n'est applicable que parfois, peut-on encore parler d'un État démocratique ?
Espérons que les tribunaux, composés également d'hommes qui, à leur tour, se sont habitués à contourner les problèmes du système par des moyens seulement partiellement légaux, décideront de ne pas faire preuve d'empathie envers un coupable si semblable à eux et de le punir sévèrement ? Ne prévoient-ils pas la même situation pour eux-mêmes ?
Ce qui est certain, c'est que la série de frustrations concernant l'espace public conduira à encore moins d'esprit d'équipe, à plus de haine et de division dans une société qui souffre déjà gravement à cet égard.
Les causes du problème
Bien que nous ne disposions pas de toutes les informations nécessaires pour parvenir à une conclusion définitive, cette analyse devant provenir de l'ONRC, nous pouvons utiliser les informations accessibles au public pour nous faire une idée des raisons pour lesquelles le lancement a échoué et en tirer quelques conclusions.
Incompétence du fournisseur de services
Les budgets utilisés ont été significatifs, le projet étant évalué à des sommes énormes par rapport aux montants nécessaires pour une telle plateforme, la qualité du produit final laisse à désirer. La plateforme est un échec sur le plan architectural, et la manière dont elle a été mise en œuvre indique un manque de compétences de la part du fournisseur de services, ainsi qu'un manque de système de suivi des progrès et de correction des problèmes au cours de l'exécution du projet.
Gestion de l'ONRC
Au lieu de collaborer avec leurs employés, les participants de la société civile, ainsi que les entrepreneurs, pour identifier les problèmes à résoudre dans le nouveau service, la direction de l'ONRC ne semble pas avoir consulté les bénéficiaires d'aucune manière, ce qui a conduit à un résultat précaire.
De plus, la décision de lancer prématurément la plateforme, sans déploiement en système canari (projet pilote), n'a pas permis d'identifier les erreurs de manière à minimiser leur impact négatif. Lors de tout lancement, les premières versions comportent des erreurs/problèmes. Bien qu'elles ne soient presque jamais à l'échelle actuelle, elles se produisent, donc les premiers jours après un lancement sont presque toujours accompagnés de problèmes, surtout si ceux-ci n'ont pas été testés en interne.
Cependant, si le lancement était en mode canari, alors l'impact des erreurs était minimal, n'affectant que quelques enregistrements hébergeant le projet pilote, permettant également à l'ONRC de se concentrer sur la résolution du problème, sans la pression de la dysfonctionnalité de l'ensemble du système.
Bien que nous ne puissions pas imputer le manque de compétences techniques au directeur général / juridique, nous considérons que la gestion de leur équipe technique, et la direction de la technologie de l'information devait établir des lignes claires pour le lancement.
Le manque d'implication d'une équipe technique significative de l'ONRC dans la prise de décision démontre soit un manque de délégation efficace de la part de la direction de l'ONRC, soit une dysfonctionnement de l'ensemble du département informatique.
Comme nous ne disposons pas d'informations établissant la responsabilité, nous ne pouvons que conclure que soit la direction de l'ONRC n'a pas pris en compte les points de vue présentés par la Direction des Technologies de l'Information, soit elle ne les a pas demandés, soit ces points de vue étaient insuffisants et dépourvus de substance.
Les employés des ORCT
À l'exception du département TIC et de la direction de l'ONRC, qui pourraient avoir une part de responsabilité, nous ne considérons pas que les employés de l'ONRC/ORC soient responsables du lancement et semblent également être affectés par cela.
Tout d'abord, la mise en œuvre défaillante des nouvelles fonctionnalités ne peut en aucun cas être imputée aux employés des ORCT, qui sont principalement des professionnels du droit, et qui ont eux-mêmes été considérablement affectés par le manque d'intuitivité et de stabilité de l'ONRC.
De plus, il semble que les syndicats des employés de l'ONRC déploient des efforts significatifs pour faciliter la résolution du problème, ainsi que pour demander activement des mesures de la part de la direction de l'ONRC.
En période de crise, la collaboration entre les institutions et les bénéficiaires de leurs services est essentielle, et non la construction d'un mur qui intensifie les frustrations des deux parties.
Nous constatons que la grande majorité des équipes des ORCT promeut de telles mesures, ce qui est louable.
Nous ne considérons en aucun cas justifiée l'attitude de certains professionnels/bénéficiaires des services qui jettent des pierres à l'ORCT pour des erreurs de l'institution qui ne peuvent leur être imputées.
Bien que nous comprenions et partagions parfois les frustrations de nos collègues professionnels, le moyen de résoudre les mécontentements est la communication, et non la haine, la frustration ou les attaques contre les fonctionnaires.
Nous considérons que le niveau de transparence et de communication avec les bénéficiaires des services doit être amélioré, mais ce sujet est distinct des problèmes actuels et sera abordé dans une autre publication.
Solutions proposées pour les problèmes
Bien que le problème soit substantiel, il est relativement simple à résoudre :
- Retour à l'ancienne plateforme (Rollback) : La plateforme ONRC V1.0 n'était pas parfaite, mais elle était fonctionnelle. Elle était utile, stable et, avec un peu d'expérience, il était possible d'enregistrer une société en 15 minutes. De plus, les agents d'enregistrement y étaient habitués, les demandes étant traitées rapidement.
Le retour à l'ancienne plateforme devrait pouvoir se faire en un seul week-end, et les données de la nouvelle plateforme peuvent être traitées soit manuellement, soit migrées automatiquement vers l'ancienne plateforme. Une migration n'est pas une procédure technique difficile, et deux jours suffisent pour le retour des données.
Bien que cette option puisse sembler un pas en arrière, elle pourrait offrir une solution rapide pour débloquer l'activité et réduire les frustrations de toutes les parties impliquées, en attendant la résolution des problèmes de la plateforme ONRC V2.0.
Nous considérons que le rapport coût-bénéfice le plus idéal est généré par l'application de cette solution, sinon les pertes quotidiennes s'élèvent à des centaines de milliers de RON en recettes budgétaires non réalisées. - Mise en place d'un système de traitement par IA pour aider les agents d'enregistrement : Face à une situation de crise, le développement d'outils d'IA justifie la simplification de la vérification de l'exactitude des données sur la plateforme. Une telle plateforme peut être développée pro bono et mise à disposition gratuitement pour le registre du commerce. Un tel système permettrait aux agents d'enregistrement de consulter et d'analyser plus en profondeur les dossiers, en identifiant automatiquement les problèmes de complétion, les incohérences entre les données, ainsi que d'autres informations chronophages qui ne nécessitent pas l'utilisation des compétences juridiques des agents d'enregistrement.
- Versement de primes salariales pour motiver les employés de l'ORC à réduire l'arriéré de dossiers : Il n'est ni équitable ni efficace de contraindre les gens à travailler au-delà de leurs heures, à un niveau de stress nettement plus élevé, pour la même rémunération.
Tout d'abordIl existe une forte corrélation entre la satisfaction des employés et leur productivité, il est donc dans l'intérêt de l'organisation de mettre en place un système de rémunération juste et proportionnel à la quantité de travail.Source 1, Source 2).
DeuxièmementLa quantité moyenne de dossiers par greffier révèle déjà des vulnérabilités du système, car elle ne permet pas aux greffiers d'effectuer une analyse efficace et approfondie des dossiers.
En l'absence d'un système qui allège ces problèmes (solution n°1), il est nécessaire de motiver l'attention et l'effort d'une autre manière, à savoir par des augmentations salariales qui justifient le travail en dehors des heures de bureau. Personne sur la planète ne peut traiter un dossier de plusieurs dizaines de pages en 10 à 20 minutes sans commettre d'erreurs.
Bien que la loi sur la rémunération des cadres des institutions publiques limite quelque peu la créativité et le système de rémunération, nous voyons au moins les mesures suivantes qui peuvent aider à réduire le backlog et à diminuer la charge de travail des employés :- Indemnités pour le temps supplémentaire passé au travail. La rémunération peut être effectuée même de manière rétroactive, étant donné que BERC stocke tous les détails concernant la date des décisions des registraires, ce qui permet d'identifier facilement les périodes de check-in/check-out des employés et d'établir une rémunération équitable en conséquence. Une rémunération équitable et proportionnelle à l'effort est directement corrélée à l'efficacité des employés et, par conséquent, une telle démarche entraînerait une augmentation de l'efficacité dans le traitement des arriérés.
- Construire un système pour homogénéiser la charge de travail par agent d'enregistrementun système à mettre en œuvre progressivement (déploiement canari), qui aura un double impact : homogénéiser la charge de travail au sein des ORCT et, secondairement, permettre une gestion plus efficace des périodes où le volume de demandes augmente considérablement.
- Embauche de personnel supplémentaire pour une période déterminéeafin que le problème des reports soit résolu au plus tard le 01.10.2024.
- Réalisation d'une analyse After Action Review (AAR)par lequel l'ONRC doit identifier les causes ayant généré des problèmes, prendre les mesures nécessaires et continuer le développement de la plateforme ONRC V2.0 une fois qu'il comprend clairement pourquoi les choses ont mal tourné et qu'il dispose d'un plan efficace pour mettre en œuvre la plateforme de manière correcte et sécurisée. Si nécessaire, l'ONRC doit prendre des mesures contre les entités responsables, qu'il s'agisse de membres de l'ONRC ou de ses contractants, et engager leur responsabilité civile délictuelle. De plus, une fois l'AAR finalisé, qui doit pouvoir être réalisé dans un délai maximum d'un mois, les conclusions et la méthodologie d'analyse seront publiées sur le site www.onrc.ro.
- Lancement progressif de la version ONRC v2.0, avec tous les problèmes résolus.une fois que cela est prêt pour un lancement effectif, sans nuire gravement à la capacité des entrepreneurs de commencer légalement leurs activités en Roumanie et sans bloquer les modifications nécessaires pour maintenir la conformité légale des professionnels.
- Mise en place d'un système visant à informer et à promouvoir l'engagement de la société civile dans l'amélioration des activités de l'ORCde la mise en œuvre de systèmes permettant de surveiller la satisfaction, à un système de support par chat via le portail (nouveau ou ancien), ainsi que d'autres mesures permettant d'identifier et de rectifier les points de friction dans la collaboration entre le bénéficiaire et l'ORC.
Conclusions
Nous considérons qu'une solution ne peut venir que par l'implication de toutes les parties prenantes, des ministères concernés (MCID, MJ), de l'ONRC (des syndicats, des employés individuels, à la direction), jusqu'à la société civile (professionnels, bénéficiaires).
En l'absence d'une collaboration efficace et d'une consultation préalable sur tout plan à long terme, les résultats seront décevants.
Ainsi, nous demandons aux décideurs de mettre en œuvre un plan efficace pour rectifier les problèmes, qui sera ensuite publié officiellement sur le site www.onrc.ro.
Nous demandons également la consultation des solutions proposées, qui découlent de l'analyse de toutes les informations disponibles dans l'espace public, des fournisseurs de services bancaires, des syndicats ORC, jusqu'aux bénéficiaires des services concernés.
Bien que le plan ne puisse être mis en œuvre sans une analyse plus approfondie et une personnalisation en fonction de la situation réelle, nous considérons que nos demandes méritent d'être examinées et traitées.
Faites-nous part de votre point de vue
Nous sommes ouverts à tout retour concernant cette lettre et vous invitons à nous faire part de vos propres demandes, que nous joindrons ci-dessous. Vous pouvez nous contacter à l'adresse e-mail [email protected].
Ce n'est qu'à travers la collaboration et une communication ouverte que nous pouvons trouver des solutions viables et efficaces aux problèmes auxquels nous sommes confrontés. Ensemble, nous pouvons construire un système meilleur, plus transparent et plus axé sur les besoins des bénéficiaires.
Points de vue reçus :
La perte des documents soumis sur l'ancienne plateforme
Pour de nombreux professionnels, la plateforme portal.onrc.ro servait également de cloud où ils stockaient les documents relatifs aux sociétés enregistrées. Comme beaucoup ne s'attendaient pas à ce que les données soient perdues après la migration, plusieurs professionnels ont perdu les originaux de plusieurs documents, en particulier ceux qui devaient gérer un plus grand nombre de sociétés.
Nous espérons que l'ONRC dispose d'une sauvegarde des anciennes versions du site, et peut-être, indifférent s'il prend ou non la bonne décision de rollback, ces documents doivent être transmis aux membres du public.
Anciennes statistiques intéressantes
Des statistiques qui peuvent aider à analyser et à mieux comprendre les problèmes de l'ONRC.
Affaires traitées par jour, par agent d'enregistrement
Le nombre de dossiers traités par jour ouvré par les registrateurs a considérablement diminué, et dans la plupart des départements, ce qui prouve que le problème est peu susceptible d'être imputable aux registrateurs, car s'il y avait eu des problèmes de formation, on aurait attendu que la performance s'améliore au cours de la deuxième semaine du lancement de l'ONRC V2.0.
Heures travaillées à l'ONRC
Contrairement à la période précédant le lancement de l'ONRC V1.0, 90 % des dossiers traités quotidiennement sont désormais répartis sur une durée de 9 heures au lieu de 8, ce qui peut être justifié par le travail supplémentaire.
Nous observons qu'un pourcentage significatif plus élevé de dossiers est traité tard dans la journée (augmentation de plus de ~30%, ~110%, ~117%, ~161% entre 16h00 et 19h00), ce qui signifie que, très probablement, le nombre de personnes travaillant au-delà des heures normales entre 16h00 et 19h00 a augmenté de pourcentages similaires à ceux décrits.
Il est remarquable qu'il y ait de nombreuses personnes qui ont travaillé au-delà de leurs heures, y compris jusqu'à 21h00-22h00. ces derniers représentent une minorité d'un point de vue statistique.